.png){kind=logo}
Analyser vos documents par IA
Cette page s'adresse aux organismes certificateurs qui souhaitent faire contrôler par une IA les documents déposés sur leurs dossiers de certification et leurs partenariats.
Lorsqu'un document attendu est déposé sur un dossier de certification ou un partenariat, CertiPlace peut le faire lire par une IA, vérifier les critères que vous avez définis, puis le valider ou le refuser à votre place. L'IA peut aussi relever des informations sur le document et les enregistrer dans les données personnalisées du dossier ou du partenariat. La décision reste la vôtre : vous pouvez à tout moment valider ou refuser un document vous-même.
Sommaire
2. Activation sur un document attendu
1. Prérequis
L'analyse des documents par IA est fournie par l'application "Analyse de documents par IA", incluse dans l'offre Premium ainsi que pendant l'essai (voir les offres de CertiPlace). Elle est activée par défaut pour votre organisme.
ℹ️ L'analyse de documents par IA est en version bêta : son utilisation est incluse dans votre abonnement jusqu'au 31/12/2026.
Elle couvre deux usages : la validation, qui contrôle chaque document déposé et le valide ou le refuse automatiquement, et l'extraction, qui reporte les informations que vous choisissez dans les données du dossier ou du partenariat.
Comme toute application, vous pouvez la désactiver depuis "Mes applications" : elle reste alors désactivée jusqu'à ce que vous la réactiviez. Si votre abonnement passe à une offre qui ne l'inclut pas, elle est désactivée, puis réactivée lorsque vous souscrivez de nouveau à une offre qui l'inclut.
Tant que l'application est désactivée, aucun document n'est analysé. Les réglages IA de vos documents attendus sont conservés.
Elle s'applique aux documents attendus sur vos dossiers de certification et sur vos partenariats, configurés comme décrit dans Configurer les documents liés aux dossiers de certification.
⚠️ L'IA ne lit que les fichiers déposés : l'option "Analyse par IA" est indisponible pour un document attendu dont le "Type de fichier" accepte "lien ou URL Google Drive".
Dans "Mes applications > Analyse de documents par IA > Réglages", le bloc "Utilisation" indique le nombre de "types de documents analysés par l'IA" sur ceux qui peuvent l'être, de "documents analysés" et de "documents validés automatiquement", pour le mois en cours ("Ce mois-ci") ou depuis le début ("Total").
2. Activation sur un document attendu
Ouvrez le document attendu ("Ajouter un document attendu" ou "Modifier le document attendu") et choisissez "Oui" pour "Analyse par IA", dans l'onglet "Informations générales". Les réglages des onglets "Validation" et "Extraction" deviennent alors modifiables. Lors de la création, le bouton "Suivant" vous fait passer par chaque onglet, et le bouton "Ajouter" apparaît sur le dernier.
Tant que l'option est à "Non", les onglets "Validation" et "Extraction" proposent le bouton "Activer l'analyse par IA", qui l'active pour ce document attendu. Si l'application est désactivée, ils proposent le bouton "Activer l'application", qui ouvre "Mes applications" pour la réactiver.
L'IA s'appuie sur le "Nom du document" et la "Description du document" pour reconnaître le type de document attendu : décrivez-le précisément, par exemple son émetteur et ce qu'il doit comporter.
💡 Le bouton "Améliorer" fait reformuler par l'IA la "Description du document", ainsi que les champs "Décrivez l'exigence à vérifier" et "Information à extraire". Si la proposition dépasse la limite de caractères du champ, un message vous invite à réessayer en demandant un texte plus court.
À chaque dépôt, par le candidat, le partenaire ou vous, l'IA lit le document et vérifie les critères de l'onglet "Validation" :
| Résultat de l'analyse | État du document |
|---|---|
| Tous les critères sont respectés | "Validé", sans commentaire |
| Un critère bloquant n'est pas respecté et "Refuser automatiquement" est à "Oui" | "Refusé", avec le commentaire "Document refusé : il ne correspond pas aux exigences attendues." |
| Un critère n'est pas respecté, sans refus automatique | "À vérifier" |
| L'IA ne peut pas conclure : document illisible, information introuvable, erreur technique | "À vérifier" |
Un document de plus de 10 Mo ou de plus de 20 pages n'est pas soumis à l'IA : il reste "À vérifier" et son onglet "Analyse IA" indique, sur la ligne "Taille du document", "Document trop volumineux pour être analysé".
ℹ️ La personne qui a déposé le document ne voit que l'état du document et, en cas de refus, le commentaire ci-dessus. Le motif détaillé n'est visible que par vous.
Un document que vous déposez vous-même est analysé de la même façon. S'il est refusé par l'IA, aucun message n'est envoyé au candidat ou au partenaire.
3. Critères de validation
L'IA vérifie toujours que le document est lisible et qu'il correspond au type de document attendu. Dans l'onglet "Validation", vous ajoutez les contrôles suivants :
- "Vérifier l'identité" :
- sur un dossier de certification, "Au nom du candidat" : le document doit porter le nom et la date de naissance du candidat,
- sur un partenariat, "Au nom du partenaire" : le SIREN de l'organisme partenaire doit figurer sur le document, par exemple un extrait Kbis.
- "Validité maximale (mois)" : la date figurant sur le document doit dater de moins de ce nombre de mois, et le document ne doit pas être expiré. Par exemple, saisissez 3 pour un justificatif de moins de 3 mois. Laissez vide pour ne pas contrôler la date.
- "Critères personnalisés" : cliquez sur "Ajouter un critère", donnez-lui un "Intitulé" et décrivez l'exigence à vérifier, par exemple "Le document porte le cachet de l'organisme émetteur". Choisissez "Oui" pour "Bloquant" si un échec doit empêcher la validation. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 critères personnalisés, et chaque exigence est limitée à 500 caractères.
- "Refuser automatiquement" : à "Oui", un document lisible qui ne respecte pas un critère bloquant est refusé. À "Non", il reste à vérifier.
Dans l'exigence d'un critère comme dans une information à extraire, vous pouvez utiliser les variables du dictionnaire de données, par exemple {{certificationFolder.certification}} pour le titre de la certification.
⚠️ Un document illisible n'est jamais refusé automatiquement : il reste à vérifier, même avec "Oui" pour "Refuser automatiquement".
4. Preuves d'authenticité et documents de référence
CertiPlace recherche aussi sur chaque document déposé une preuve d'authenticité : une signature électronique du PDF, un 2D-Doc, ou un QR code renvoyant vers une page de vérification officielle, comme celle d'Infogreffe pour un extrait Kbis. Un document qui présente des traces de falsification reste à vérifier.
Ces éléments ne refusent jamais un document. Choisissez "Oui" pour "Exiger une preuve d'authenticité" si un document sans preuve vérifiable doit rester à vérifier plutôt qu'être validé automatiquement.
Dans "Documents de référence", déposez quelques vrais exemplaires anonymisés du document dans la zone "Ajouter un vrai exemplaire" et, si vous en disposez, des faux connus dans la zone "Ajouter un faux connu". Un document attendu accepte au plus 5 documents de référence, qui ne peuvent être ajoutés qu'une fois le document attendu enregistré. Un dépôt trop différent de vos vrais exemplaires, ou trop proche d'un faux connu, reste à vérifier.
Les documents que vous validez vous-même affinent aussi la comparaison. L'icône de corbeille "Oublier les empreintes apprises" efface ce qui en a été retenu, immédiatement et définitivement.
Une jauge indique la fiabilité de la comparaison : "Comparaison fiable", "Comparaison à compléter" ou "Comparaison peu fiable". Ajoutez des vrais exemplaires pour la fiabiliser. Sans document de référence, les dépôts ne sont pas comparés à une mise en page.
5. Extraction de données
Dans l'onglet "Extraction", cliquez sur "Ajouter une donnée à extraire" et renseignez :
- "Information à extraire" : ce que l'IA doit lire, par exemple "Le numéro figurant en haut à droite du document", en 500 caractères au plus,
- "Clé de la donnée personnalisée" : le nom sous lequel la valeur est enregistrée (lettres, chiffres, - et _ uniquement),
- "Valeur unique" (sur un document attendu des dossiers de certification uniquement) : à "Oui", si la même valeur a déjà été lue sur le document d'une autre personne, le document reste à vérifier.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 données à extraire par document attendu.
Les données ne sont extraites que d'un document validé, par l'IA ou par vous, et enregistrées dans les données personnalisées du dossier de certification ou du partenariat, sous la clé choisie. Une donnée déjà renseignée n'est jamais remplacée. Si vous validez vous-même un document resté à vérifier, les données sont extraites à ce moment-là.
💡 Comme toute donnée personnalisée, la valeur extraite est ensuite disponible dans le dictionnaire de données : vous pouvez l'utiliser dans vos modèles de documents et vos messages et notifications.
6. Résultat de l'analyse
Dans la liste des documents d'un dossier ou d'un partenariat, un document validé ou refusé par l'IA porte une étoile verte ("Validé par l'IA") ou rouge ("Refusé par l'IA") à la place de l'icône d'état habituelle, jusqu'à ce que quelqu'un change son état à la main. Le candidat et le partenaire voient toujours l'icône d'état habituelle.
Lorsque vous ouvrez un document déposé, la visionneuse affiche deux onglets à côté du document : "Commentaires" et "Analyse IA".
L'onglet "Analyse IA" présente chaque critère avec son motif puis, pour un document validé par l'IA, les données extraites. Le bouton "Relancer l'analyse" soumet de nouveau le document à l'IA, avec vos critères actuels. Seul un document "À vérifier" ou décidé par l'IA peut changer d'état : un document validé ou refusé par une personne garde cette décision.
Si l'IA s'est trompée, cliquez sur "Signaler une erreur" sous le résultat et décrivez ce qui est faux. Votre message est envoyé à l'équipe avec le résultat de l'analyse, sans le document ni les données extraites.
Chaque analyse et chaque changement d'état automatique ajoutent aussi une activité au dossier ou au partenariat, attribuée à Wedof.
ℹ️ Les activités sont visibles par le partenaire : elles n'indiquent ni les critères, ni les motifs, ni les valeurs extraites.
7. Limites et données personnelles
L'IA peut se tromper, dans un sens comme dans l'autre. Vous pouvez valider ou refuser vous-même un document déjà traité par l'IA, et conserver des critères non bloquants pour garder la main sur les cas douteux.
Les documents sont analysés par un fournisseur d'IA hébergé dans l'Union européenne. Le traitement d'analyse ne conserve pas leur contenu.