Gérer vos partenariats
Cette page concerne les organismes certificateurs ayant des partenariats avec des organismes de formation.
Laissez vous guider par ce tutoriel vidéo :
Ou préférez une documentation détaillée :
Gains pour les certificateurs
Wedof est un outil clé dans votre relation avec vos organismes de formation partenaires.
Vous pouvez ainsi récupérer automatiquement les dossiers de formations de ces organismes portant sur vos certifications (cf. la documentation associée), diminuant significativement la charge administrative de gestion du partenariat au quotidien.
Cependant, en amont il restait jusqu'ici une charge manuelle importante lors de l'établissement du partenariat :
- Mise en avant de la certification
- Réception d'un contact de l'OF intéressé (email, téléphone...)
- Analyse du sérieux de la demande et de l'OF
- Réponse à l'OF avec une demande d'information / de documents à remplir
- Réponse de l'OF avec les informations / documents
- Échanges supplémentaires si informations ou documents manquants
- Ajout manuel sur France Compétences (téléchargement du fichier excel, modification du fichier localement, téléversement du fichier) *
- Retrait manuel de France Compétences si les conditions ne sont pas remplies (téléchargement du fichier excel, modification du fichier localement, téléversement du fichier) *
C'était le plus souvent un processus long, laborieux et manuel mené à l'aide d'outils inadaptés.
Au cœur de la relation entre les Organismes de formation et les Organismes certificateurs, Wedof vous permet de proposer vos certifications et de recueillir les demandes de partenariats dans un espace unifié et collaboratif afin de gagner du temps et de la fiabilité dans ce processus.
Avec Wedof, vous définissez ainsi les documents et les informations attendus et vous offrez un espace au futur partenaire pour compléter son dossier puis vous l'envoyer. Quand tout est prêt, vous pouvez ajouter le partenaire sur France Compétences * en un clic depuis Wedof.
Ces fonctionnalités sont disponibles au travers d'une option supplémentaire à activer sur l'abonnement certificateur.
Promotion de vos certifications
Les organismes de formation inscrits sur Wedof (plus de 1000 !) ont accès au catalogue des certifications actives inscrites sur France Compétences ou directement créée par un certificateur (certification interne à Wedof).
Grâce à l'option de gestion des partenariats, vos certifications sont mises en avant : elles apparaissent en haut de la liste, avec un bouton bleu incitant à créer une demande de partenariat.
Ainsi, Wedof devient un moyen clé pour acquérir de nouveaux partenaires sur vos certifications en les proposant aux organismes de formation déjà sur Wedof et prêts à partager leur dossier.
Définition des documents et informations demandés au partenaire
Sur chacune de vos certifications, vous pouvez définir des documents à fournir par l'organisme de formation dans les demandes de partenariat. Ces documents peuvent être facultatifs ou obligatoires.
Vous pouvez également saisir une zone de texte qui sera modifiable par l'organisme de formation lors de sa demande, par exemple pour créer un "template" des informations à fournir en complément des documents.
Gérer les états des documents
En tant qu'organisme certificateur, vous avez la possibilité de valider ou de refuser un document qu’un partenaire vous a transmis dans le cadre de votre partenariat.
Lorsque le partenaire ajoute un document, celui-ci est automatiquement à l’état "À vérifier". Vous pouvez alors choisir de :
- Valider le document, le partenaire ne pourra ni supprimer ni modifier le document,
- Refuser le document, le partenaire devra modifier ou supprimer le document.
En tant que certificateur, lorsque vous ajoutez un document, celui-ci est automatiquement à l’état "Validé".
Attention, la suppression d'un document entraîne également la suppression du commentaire.
Mise à jour des partenaires sur France Compétences
La mise à jour des partenaires sur France Compétences ne concerne que les certifications inscrites aux répertoires France Compétences (RS, RNCP).
Un clic suffit pour ajouter ou retirer un partenaire sur France Compétences depuis Wedof !
Pour cela, il faut au préalable renseigner vos identifiants France Compétences dans votre profil.
Une fois renseignés, lorsque vous passerez un partenariat "En cours d'activation" ou "En cours de révocation", Wedof se chargera d'effectuer la modification pour vous sur France Compétences !
Vous recevrez un email une fois la modification effective dans France Compétences. Le partenaire en sera également informé par email.
Cycle de vie de la demande de partenariat
Nouvelle demande d'un OF
Un organisme de formation connecté à Wedof peut créer une nouvelle demande, à l'état "Demande à compléter", afin de préparer sa demande en ajoutant les documents et les informations demandés.
Demande en traitement
Une fois complète, il peut vous faire parvenir cette demande qui passe alors à l'état "Demande en traitement" et apparaît alors dans votre espace de "Certifications & partenariats" et vous recevez un email pour vous en informer.
La zone de texte peut être modifiée par vous et le partenaire afin de consolider les informations associées.
Activation du partenariat
Une fois que vous estimez pouvoir statuer, si le verdict est positif, vous pouvez indiquer dans Wedof que le partenariat est "En cours d'activation".
Si vous avez renseigné vos identifiants France Compétences dans votre profil, alors Wedof va ajouter le partenaire automatiquement et vous en informera !
Dans le cas contraire, le partenariat ne passera à "Partenariat actif" que quand vous l'aurez manuellement ajouté sur France Compétences.*
Abandon de la demande
Dans le cas où elle ne serait plus d'actualité, l'organisme de formation ou l'organisme certificateur peut passer la demande à l'état "Demande abandonnée". Un email sera alors envoyé à l'organisme de formation pour l'en informer.
Dans le cas où elle serait à nouveau d'actualité, l'organisme de formation ou l'organisme certificateur peut passer la demande à l'état "Demande en cours" demain une demande abandonnée. Un email sera alors envoyé à l'organisme de formation pour l'en informer.
Refus de la demande
Si le verdict est négatif, vous pouvez passer la demande à l'état "Demande refusée" (l'organisme de formation recevra un email). Si vous changez d'avis, vous pouvez repasser une demande refusée à l'état "Demande en traitement", l'organisme de formation sera alors notifié par email.
Révocation du partenariat
Comme pour l'activation, il est possible de révoquer le partenariat depuis Wedof en le passant "En cours de révocation".
Si vous avez renseigné vos identifiants France Compétences dans votre profil, alors Wedof va révoquer le partenaire automatiquement et vous en informera.
Dans le cas contraire, le partenariat ne passera à "Partenariat révoqué" que si vous le retirez manuellement sur France Compétences.*
Tant que le partenariat n'est pas réellement révoqué, cela n'affecte pas la capacité du partenaire à recevoir de nouveaux dossiers de formation sur votre certification.
Gestion des demandes hors Wedof
Si vous recevez des demandes de partenariat d'organismes de formation n'utilisant pas Wedof, vous pouvez les ajouter vous-même dans votre espace à l'état "Demande en traitement".
Cela vous permet d'avoir une gestion unifiée des demandes de partenariat au sein d'une seule interface. De plus, une fois qu'il aura rejoint Wedof, le partenaire pourra au besoin compléter le dossier que vous aurez initialisé.
Automatisations
Les partenariats sont disponibles via l'API et vous pouvez être notifié des nouvelles demandes et de l'évolution des partenariats par Webhooks et Slack.
... et bientôt plus
D'autres fonctionnalités sont prévues :
- Récupération automatique des données de l'organisme de formation qui fait sa demande afin de vous aider à qualifier la demande,
- Retirer automatiquement le partenaire de France Compétences si le partenariat n'est pas respecté (par ex. si le partenaire ne partage pas ses dossiers),
- Formulaire à remplir par un OF hors Wedof pour créer une demande de partenariat dans Wedof,
- ... vous avez des idées ? Contactez nos équipes pour en discuter !
* Ne concerne que les certifications inscrites aux répertoires France Compétences (RS, RNCP).