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Gérer vos partenariats
Cette page a pour objectif d’accompagner les organismes certificateurs dans la gestion de leurs partenariats avec les organismes de formation, depuis la demande initiale jusqu’au suivi administratif, à l’activation sur France Compétences et au contrôle via l’audit.
Avant-propos
En tant qu’organisme certificateur, vous êtes responsable de la sélection, de la formalisation, du suivi et du contrôle de votre réseau de partenaires habilités.
Ces obligations sont directement liées aux exigences de France Compétences, notamment en matière de traçabilité, de conformité et de capacité à démontrer la maîtrise de votre réseau lors d’un audit.
CertiPlace vous permet de centraliser l’ensemble de ces actions, structuré et sécurisé, tout en réduisant significativement la charge administrative.
Sommaire
#1 Enjeux et gains pour les certificateurs
Avant l’utilisation de CertiPlace, la gestion des partenariats reposait principalement sur des échanges manuels (emails, fichiers Excel, documents partagés), impliquant notamment :
- Des demandes de partenariat non centralisées
- Une collecte hétérogène des documents et informations
- Des ajouts et retraits manuels sur France Compétences
- Une faible traçabilité en cas de contrôle
Avec CertiPlace, vous disposez :
- D’un espace centralisé pour toutes les demandes de partenariat
- D’un processus standardisé de constitution de dossier
- D’une activation sur France Compétences en un clic
- D’un historique clair des actions réalisées
💡 CertiPlace devient le point de référence administratif et réglementaire de votre réseau.
#2 Centraliser les demandes de partenariat
a) Mise en avant de vos certifications
Les organismes de formation inscrits sur CertiPlace ont accès :
- Au catalogue des certifications actives issues de France Compétences
- Aux micro-certifications référencées sur CertiPlace
Lorsque l’option de gestion des partenariats est activée :
- Vos certifications sont mises en avant dans les listes
- Un bouton Créer une demande de partenariat est affiché
- Les OF peuvent initier une demande directement depuis la plateforme
b) Réception des demandes côté certificateur
Toutes les demandes sont centralisées dans votre espace certificateur, vous permettant de :
- Visualiser les demandes par certification
- Accéder à l’état d’avancement de chaque demande
#3 Constituer et valider un dossier partenaire
a) Paramétrage des informations et documents attendus
Pour chaque certification, vous définissez :
- Les informations administratives à renseigner
- Les documents obligatoires à fournir par le partenaire
Le partenaire accède alors à un espace dédié lui permettant de :
- Compléter les informations demandées
- Déposer les documents requis
- Soumettre un dossier structuré et complet
b) Analyse et validation du dossier
Depuis votre interface CertiPlace, vous pouvez :
- Consulter l’ensemble des informations transmises
- Valider ou refuser les documents
- Demander des compléments si nécessaire
Chaque action est historisée, ce qui permet de justifier vos décisions en cas de contrôle.
#4 Activer et gérer les partenariats sur France Compétences
a) Activation du partenariat
Une fois le dossier partenaire complet et validé :
—> Vous pouvez ajouter le partenaire sur France Compétences en un clic depuis CertiPlace
—> Sans manipulation de fichier Excel
—> Avec une action traçable
⚠️ Il est important d'activer votre synchronisation avec CertifPro afin de gérer vos partenariats
b) Retrait ou suspension d’un partenariat
En cas de non-respect des conditions définies :
—> Le partenariat peut être retiré ou suspendu
—> Les décisions restent historisées dans CertiPlace
#5 Suivre et piloter votre réseau de partenaires
CertiPlace vous offre une vision consolidée de votre réseau :
- Liste complète des partenaires par certification
- Accès aux statuts des partenariats
- Consultation des dossiers et documents associés
- Suivi administratif continu
#6 Auditer vos partenaires
a) Objectif de la fonctionnalité d’audit
La fonctionnalité Auditer vos partenaires vous permet de :
- Suivre la conformité de vos partenaires (catalogue EDOF et site internet)
- Formaliser vos critères d'exigences
- Disposer d’éléments probants en cas de contrôle
b) Modèle d'audit
Chaque critère comprend :
- Une exigence clairement formulée
- Une sévérité (majeure, mineure ou aucune)
- Des conseils de mise en conformité à destination du partenaire
👉 Documentation associée au fonctionnement des audits : Auditer vos partenaires
#7 Cycle de vie d'un partenariat et des états d'un document
