Configurer les documents liés aux dossiers de certification

Les documents associés aux dossiers de certification permettent de sécuriser et de fluidifier le suivi des candidats tout au long de leur parcours. Ils peuvent être utilisés pour collecter des pièces justificatives, demander des éléments obligatoires à certaines étapes du dossier ou générer automatiquement des documents administratifs.

Cette fonctionnalité offre également la possibilité d'adapter les documents aux certifications composées de blocs de compétences. Vous pouvez ainsi afficher ou générer certains documents uniquement pour les candidats concernés par un ou plusieurs blocs spécifiques, ce qui facilite la gestion des parcours modulaires et évite la diffusion de documents non pertinents.

Sommaire

1. Attacher des documents à vos dossiers de certification

2. Gérer les états des documents associés à vos dossiers de certification

3. Associer des documents à des blocs de compétences

4. Télécharger tous les documents d'un dossier

1. Attacher des documents à vos dossiers de certification

Si vous le souhaitez, vous pouvez associer des documents à votre certification. Par exemple :

• Un dossier de candidature pour tout enregistrement à la certification,
• Lors du passage de dossier de certification à l'état "Réussi", vous pouvez demander (ou exiger) une preuve numérique ou le diplôme obtenu.

Vous pouvez configurer ces documents dans votre espace Certification, onglet "Certifications & partenariats", sélectionnez la certification que vous souhaitez configurer et dans la liste des documents à fournir remplissez le formulaire avec les données suivantes :

• "Nom du document" : Nom du document que vous souhaitez ajouter,
• "Type de fichier" : Format attendu du fichier à déposer ("lien ou URL Google Drive", "Tout type de fichier", "PDF", "Word", "Excel", "PowerPoint", "Text", "Image" ou "Archive"),
• "Description du document" (optionnel) : Description du document,
• "Requis pour passer à l'état" (optionnel) : Indique l'état pour lequel le document est exigé ("À enregistrer", "Enregistré", "Refusé", "Prêt à passer", "À contrôler", "Échoué", "Réussi", "À repasser", "Abandonné"),
• "Espace Candidat" : droits du candidat sur le document, "Visible" s'il peut le consulter dans son Espace Candidat, "Déposable" s'il peut l'y déposer, "Nécessite une signature" s'il doit le signer,
• "Partenaire" : les mêmes droits pour l'organisme partenaire, "Visible", "Déposable" et "Nécessite une signature",
• "Espace Session de Jury" : les mêmes droits pour les membres du jury, réglés séparément pour un jury d'"Évaluation" et un jury de "Certification",

Les options "Nécessite une signature" ne sont proposées que si l'application "Signature Electronique" est activée sur votre organisme.

Vous pouvez dès à présent ajouter un modèle de document afin de générer automatiquement vos documents.

2. Gérer les états des documents associés à vos dossiers de certification

En tant que certificateur, vous avez la possibilité de valider ou de refuser un document qu'un candidat / partenaire vous a transmis.

Lorsque le candidat ou le partenaire ajoute un document, celui-ci est automatiquement à l'état "À vérifier". Vous pouvez alors choisir de :

• Valider le document, le candidat / partenaire ne pourra ni supprimer ni modifier le document,
• Refuser le document, le candidat / partenaire devra modifier ou supprimer le document.

En tant que certificateur, lorsque vous ajoutez un document, celui-ci est automatiquement à l'état "Validé".

Attention, la suppression d'un document entraîne également la suppression du commentaire.

3. Associer des documents à des blocs de compétences

Dans le cadre des certifications RNCP, CertiPlace permet d'associer des documents à un ou plusieurs blocs de compétences. Cette configuration permet d'adapter les pièces demandées et les documents générés en fonction du parcours suivi par le candidat.

A) Documents attendus

Un document attendu correspond à une pièce qui doit être transmise par le candidat ou le partenaire au certificateur. Il est visible dans son espace pour le candidat et sur le dossier pour le partenaire.

Lors de la création de ce document vous pouvez sélectionner un ou plusieurs blocs de compétences dans le champ "Blocs de compétences".

Une fois la configuration enregistrée :

• Le document sera visible uniquement pour les candidats inscrits sur les blocs sélectionnés.
• Les candidats non concernés ne visualiseront pas ce document dans leur dossier.

B) Documents générés automatiquement

Un document généré automatiquement est un document créé par CertiPlace à partir d'un modèle préalablement configuré. Selon sa configuration, il peut être généré automatiquement lors de l'inscription d'un candidat ou lors d'un changement d'état du dossier.

Dans le cadre des certifications RNCP composées de blocs de compétences, il est possible de réserver la génération de certains documents aux candidats inscrits sur des blocs spécifiques.

Une fois la configuration enregistrée :

• Le document sera généré uniquement pour les candidats inscrits sur les blocs sélectionnés.
• Les candidats non concernés ne bénéficieront pas de cette génération automatique.

4. Télécharger tous les documents d'un dossier

Le bloc "Documents" d'un dossier de certification propose un bouton "Télécharger tous les documents (zip)", qui rassemble dans une seule archive les documents auxquels vous avez accès. Les documents générés automatiquement qui manquent encore sont produits avant la construction de l'archive.

Le candidat, l'organisme partenaire et les membres du jury disposent du même bouton, limité aux documents que vous avez rendus visibles pour chacun d'eux. Lorsque l'archive du candidat contient le parchemin, elle est soumise au questionnaire d'insertion, comme le téléchargement du parchemin seul.