Activités

Les activités représentent la liste des événements qui se sont déroulés sur un dossier de formation, un dossier de certification, un partenariat ou une proposition commerciale.

Elles permettent ainsi de centraliser les informations nécessaires au suivi de ces dossiers.

Elles sont ainsi utiles par exemple pour :

Collaborer : "qui a fait quoi ?" ;
Effectuer du support client : "que s'est-il passé sur le dossier et à quel moment ?" ;
Démontrer la conformité aux exigences qualité et réglementaires, par ex. pour l'indicateur 30 du RNQ Qualiopi : "est-ce que le questionnaire d'évaluation à chaud a bien été envoyé pour cet apprenant ?".

Les activités sont affichées dans un encart dédié lorsque vous consultez les détails d'un dossier de formation ou de certification, ordonnées de la plus récente à la plus ancienne et de l'échéance la plus proche à la plus lointaine quand elles ne sont pas encore réalisées.

activities

Afin de les différencier, les activités peuvent être de différents types (par exemple email, téléphone, réunion, chat, examen, formation...) et il est possible de les identifier via un indicateur Qualiopi pour tracer la conformité.

Il est important de noter qu'une activité est considérée comme "tâche" si elle ne dispose pas de date de fin.

activities

Création automatique des activités "internes" à CertiPlace

Certaines activités sont créées automatiquement lors d'un événement qui a lieu dans Wedof ou EDOF :

Dossier de formation et certification :

à la création du dossier,
lors d'un changement d'état.

Dossier de formation :

lorsqu'une proposition s'applique à un dossier de formation, l'activité contient alors un lien renvoyant sur la proposition,
lors d'un changement d'état de facturation.

Dossier de certification :

lorsqu'un dossier de certification a été exporté dans un fichier XML lié à l'accrochage,
lorsque le dossier de certification a été déposé ou refusé par la CDC.

Création via l'API

Les activités peuvent être créées via l'API.

La liste des champs disponibles et des valeurs acceptées est fournie dans la documentation de l'API.

Les activités peuvent ainsi être ajoutées via l'API sur le endpoint /api/activities/{entityClass}/{entityId} . L'entityClass correspond à "RegistrationFolder", "CertificationFolder", "CertificationPartner" ou "Proposal" et l'entityId correspond à l'externalId du dossier de formation, l'id du dossier de certification ou du partenariat ou du code de la proposition.

Dans le cas d'une création via l'API, outre les champs obligatoires (title et type) il est notamment pertinent de saisir les champs suivants :

eventTime : Date de début de l'activité,
eventEndTime: Date de fin de l'activité, si elle n'est pas précisée l'activité est automatiquement convertie en tâche
dueDate : Date d'échéance de l'activité,
link : lien (URL) vers une ressource externe (par ex. une archive de conversation de chat),
origin : système d'information d'où provient l'activité (par ex : Zapier, Zendesk, Ringover...).

Création manuelle

Les activités peuvent être créées manuellement dans l'interface utilisateur, les champs présents diffèrent en fonction de la sélection entre activité et tâche.

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