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Créer un nouveau dossier
CertiPlace vous offre la possibilité de pouvoir créer un dossier de certification manuellement en plus de ceux créés automatiquement à partir d'un dossier de formation.
Le formulaire est le même pour le certificateur et pour son partenaire, mais plusieurs champs se comportent différemment selon que vous êtes le certificateur de la certification choisie ou l'organisme de formation qui prépare le candidat.
Sommaire
1. Accès au formulaire
Rendez-vous dans "Espace Certification" puis dans l'onglet "Dossiers", et cliquez sur "Nouveau dossier".
🚨 Les dossiers dont le financement est de type CPF ou OPCO (apprentissage) ne doivent pas être créés manuellement : la synchronisation correspondante doit être activée depuis votre profil.
2. Candidat
Le candidat est recherché par son adresse mail exacte ou par son numéro de téléphone portable complet.
Si votre recherche n'aboutit pas, vous pouvez le créer. Pour cela, les champs obligatoires sont :
- l'Email,
- le Nom de famille,
- le Prénom,
- la Civilité.
Le Téléphone portable ou le Téléphone fixe est également requis : au moins l'un des deux doit être renseigné.
Les champs facultatifs sont :
- la Date de naissance,
- le Lieu de naissance,
- le Pays de naissance,
- le Nom de naissance.
⚠️ Si l'email ou le téléphone saisi correspond à un candidat existant, la création est refusée : reprenez la recherche pour éviter de créer un doublon.
3. Certification
Vous avez accès à la liste de vos certifications et de celles sur lesquelles votre organisme a un partenariat. La recherche porte sur le nom de la certification, son certifInfo, son code RS ou son code RNCP.
Le choix de la certification conditionne le contenu de tous les champs suivants : le modifier réinitialise l'organisme de formation, la voie d'accès et la session.
4. Organisme de formation
Ce champ désigne l'organisme de formation qui prépare le candidat. Son comportement dépend de votre rôle sur la certification choisie :
| Votre rôle | Comportement du champ |
|---|---|
| Certificateur de la certification | Vous recherchez l'organisme parmi vos partenaires, par nom ou par numéro de siret. Si vous êtes vous-même organisme de formation, votre propre organisme est proposé dans la liste. |
| Partenaire du certificateur | Le champ est prérempli avec votre organisme et n'est pas modifiable. |
5. Voie d'accès
La voie d'accès est obligatoire. Seules les voies déclarées par le certificateur sur la certification auprès de France Compétences sont proposées.
Pour en savoir plus sur les voies d'accès.
6. Session de formation
Le champ "Session de formation" n'apparaît que si la voie d'accès choisie implique une formation. Il est alors obligatoire, sauf pour les deux voies VAE.
Seules les sessions de l'organisme de formation renseigné et rattachées à la certification choisie sont proposées. Vous pouvez créer une session à la volée uniquement lorsqu'il s'agit de votre propre organisme : un certificateur ne crée pas de session pour le compte de son partenaire.
Le choix d'une session affiche les informations de formation, préremplies d'après la session :
- Date début de session, Date fin de session et Durée totale, obligatoires,
- Durée en formation et Durée en entreprise, facultatives.
Le champ "Dossier à l'initiative de" est alors figé sur "Organisme de formation".
ℹ️ Un dossier de certification créé avec une session de formation entraîne la création du dossier de formation correspondant. Le détail de ce mécanisme est décrit dans l'article sur les voies d'accès.
7. Blocs de compétences
Le champ "Blocs de compétences" n'apparaît que sur une certification RNCP dont l'enseignement peut être divisé en blocs. Les blocs proposés dépendent de la certification et du périmètre défini sur le partenariat. Lorsque la session choisie déclare déjà des blocs, ce sont ceux-là qui sont proposés.
Pour en savoir plus sur la gestion des blocs de compétences.
8. Informations complémentaires
Financement : obligatoire, positionné par défaut sur "Autofinancement". Les valeurs disponibles sont "Autofinancement", "France Travail", "Entreprise", "OPCO (Hors apprentissage)" et "Qualif Emploi Programme".
Dossier à l'initiative de : indique à l'initiative de qui le dossier est créé, parmi "Certifié(e)", "Organisme de formation", "France Travail", "Employeur" et "Autre". Le champ est prérempli sur "Organisme de formation" si votre organisme a ce rôle.
Date d'inscription à la certification : facultative.