Gérer les examens dans le cadre d’une habilitation

Cette page a pour objectif d'informer les organismes de formation souhaitant organiser et piloter leurs sessions de jury dans le cadre d'une habilitation à évaluer avec un certificateur

Avant-propos

Dans le cadre d’un partenariat avec un organisme certificateur, vous êtes amené à organiser et piloter les sessions de jury. En tant que partenaire habilité, vous devez garantir la conformité du déroulement des épreuves aux exigences du référentiel associé à la certification pour laquelle vous disposez d’une habilitation.

Cette gestion implique la mise en place d’une organisation structurée et exigeante, tant pour l’inscription des candidats aux épreuves que pour la transmission des documents de jury à l’organisme certificateur.

CertiPlace vous permet facilement d'assurer cette gestion tout en vous mettant en relation avec votre certificateur.

#1 Création de sessions de jury

#2 Inscription et communication de la session de jury

#3 Délibération des membres du jury

# 1 Création de sessions de jury

a) La fonctionnalité :

Pour commencer à créer vos premières sessions de jury, rendez-vous dans votre espace CertiPlace puis sur l'onglet " Sessions de Jury " :

C’est dans cet espace que vous pouvez créer une nouvelle session de jury et mettre à jour son statut selon son avancement. Vous trouverez ici les quatre statuts possibles dans CertiPlace :

• Programmé —> La session de jury est créée et en attente de démarrage.
• En cours  —> La session de jury est créée et actuellement en déroulement.
• Terminée —> La session de jury est clôturée. Toutes les évaluations prévues ont été réalisées.
• Annulée  —> La session de jury a été annulée ou interrompue avant son déroulement. Aucun examen n’a été mené.

b) Nouvelle session de jury :

Vous pouvez initier une session de jury en créant manuellement une session puis ajouter les informations suivantes :

Date de début et de fin de la session

• Ici vous indiquez les dates de votre prochaine session

Certification engagée

• Choisissez parmi la liste déroulante, la certification associée à cette session

Type de session

• Définissez le type de jury concerné (Évaluation, Certification ou les deux)

Format de session

• Sélectionnez le format (Distanciel, Présentiel ou Mixte )

Nombre maximal de dossiers

• Indiquez le nombre de candidats maximum accepté sur la session

Compétences

• Les compétences sont associés au référentiels de la certification.

Visibilité pour les candidats

• Choisir de rendre visible et sélectionnable  par le candidat.

"visible" pour que la session soit affiché dans leur espace et "sélectionnable" pour avoir la capacité de s'inscrire à une session.

Une fois toutes les options complétées, il vous suffit de créer la session

# 2 Inscription et communication des membres du jury

a) Affectation des candidats :

Votre session est désormais créée et disponible dans l'état "Programmé", il ne vous reste plus qu'à affecter vos candidats prévus pour cette session.

Pour ce faire, quatre moyens sont possibles :

—> Dans la section "dossiers de certification" de votre session de jury, ajoutez facilement un dossier par nom ou par numéro de dossier :

—> Depuis la fonctionnalité  d'affectation automatique des candidats :

Depuis la page de la session de jury, le bouton Affectation automatique vous permet d’assigner en un clic un groupe de candidats à votre session.

CertiPlace génère alors automatiquement une liste de candidats présélectionnés, parfaitement compatibles avec la session, dans la limite des places disponibles.

La sélection repose sur des règles intelligentes définies par l’IA, garantissant une affectation fiable et pertinente. Les principaux critères pris en compte sont :

1. Organisme certificateur : le dossier de certification du candidat doit appartenir à l’organisme gestionnaire de la session de jury.
2. Date d’inscription : le candidat doit être inscrit avant la date de début de la session de jury.
3. Voie d’accès : la voie d’accès du dossier candidat doit correspondre à celle définie pour la session de jury.

—> Directement depuis l'onglet Dossiers, choisissez un dossier de certification et ajoutez-le depuis une session existante dans le raccourci "session de jury" :

—> L’inscription à la session peut être aussi réalisée directement par le candidat depuis son espace personnel.

# 3 Délibération des membres du jury

a) Accès à l'espace session de jury

Depuis votre session de jury, il est possible de directement copier le lien "manuellement" dans l'espace jury de vos membres existants :

b) Grille d'évaluation

Vous retrouverez dans l'espace jury, la possibilité de compléter la grille d'évaluation :