Organiser des sessions de jury

Cette page a pour objectif d'informer les organismes certificateurs souhaitant organiser et piloter des sessions de jury dans le cadre du passage des certifications

Avant-propos

Dans la certification professionnelle, on distingue le jury d’évaluation et le jury de certification, chacun ayant des rôles et des responsabilités essentielles à gérer.

En tant que certificateur, vous devez donc garantir la conformité du déroulement de ces épreuves, avec les exigences de votre référentiel et les règles établies par France Compétences, afin d’assurer la qualité du processus de certification.

CertiPlace facilite cette gestion à travers trois étapes principales :

#1 Création des sessions de jury

#2 Inscription et communication autour de la session de jury

#3 Délibération des membres du jury

# 1 Création de sessions de jury

a) La fonctionnalité :

Pour commencer à créer vos premières sessions de jury, rendez-vous dans votre espace CertiPlace puis sur l'onglet " Sessions de Jury " :

💡 Si vous disposez de plusieurs titres de certification, pas d’inquiétude. Cette vue regroupe l’ensemble des sessions de jury, toutes certifications confondues

C’est dans cet espace que vous pouvez créer une nouvelle session de jury et mettre à jour son statut selon son avancement. Vous trouverez ici les quatre statuts possibles dans CertiPlace :

Programmé —> la session est créée, les candidats peuvent y être affectés, les membres du jury peuvent être convoqués.
En cours —> la session est en train de se dérouler. Les notations peuvent être saisies et les dossiers peuvent encore être ajoutés ou retirés.
Terminée —> La session de jury est clôturée. Toutes les évaluations prévues ont été réalisées.
Annulée —> la session a été interrompue. Tous les dossiers affectés en sont automatiquement retirés et une trace est conservée dans l'historique de chaque dossier.

b) Nouvelle session de jury :

Vous pouvez initier une session de jury en créant manuellement une session puis ajouter les informations suivantes :

Date de début et de fin de la session

Ici vous indiquez les dates de votre prochaine session

Durée des créneaux (optionnel)

Si vous saisissez une durée (en minutes), CertiPlace découpe automatiquement la session en créneaux successifs auxquels chaque candidat sera ensuite affecté individuellement. Laissez vide pour une session sans planning fin.

Certification engagée

Choisissez parmi la liste déroulante, la certification associée à cette session

Modalités d'accès

Sélectionnez les voies d'accès couvertes par la session (VAE classique, VAE inversée, apprentissage, formation continue, etc.). Seuls les dossiers compatibles avec ces modalités pourront être inscrits.

Type de session

Définissez le type de jury concerné (Évaluation, Certification ou les deux)

Format de session

Sélectionnez le format (Distanciel, Présentiel ou Mixte).
En distanciel ou mixte, renseignez le lien de visioconférence (affiché aux candidats 1 heure avant le début).
En présentiel ou mixte, renseignez l'adresse.

Nombre maximal de dossiers

Indiquez le nombre de candidats maximum accepté sur la session

Compétences

Indiquez la liste des compétences issues du référentiel ou hors référentiel appliquées à la session et qui seront affichées aux membres du jury lors de la notation des dossiers de certification

Modalités pratiques pour les candidats

Informations visibles dans l'espace candidat (consignes, matériel à prévoir, etc.).

Modalités pratiques pour les membres du jury

Informations destinées exclusivement aux jurés, accessibles depuis leur espace.

Visibilité pour les candidats

Choisir de rendre visible et sélectionnable par le candidat.

"visible" pour que la session soit affichée dans leur espace et "sélectionnable" pour avoir la capacité de s'inscrire à une session.

Visibilité pour les partenaires

Choisir de rendre visible et sélectionnable pour les partenaires.

"visible" pour que la session soit affichée aux partenaires et "sélectionnable" pour avoir la capacité d'inscrire leurs candidats à votre session.

Mise à jour des données d'examen

Lorsque vous ajoutez un dossier de certification à une session de jury, les données d'examen du dossier (dates, type et lieu de passage) sont automatiquement renseignées à partir des informations de la session.

Cas d'un dossier rattaché à plusieurs sessions de jury :

Un même dossier peut être rattaché à plusieurs sessions de jury. Dans ce cas, les dates d'examen sont calculées de façon à couvrir l'ensemble des sessions auxquelles le candidat est convoqué :

la date de début d'examen correspond à la date de début la plus ancienn ;
la date de fin d'examen correspond à la date de fin la plus récente.

💡 Les dates d'examen s'ajustent automatiquement à chaque ajout ou retrait d'une session de jury sur le dossier afin de toujours refléter la période réelle de passage d'examen.

Le renseignement automatique des données d'examen ne s'applique que dans les situations suivantes :

lorsque le candidat s'inscrit lui-même à la session de jury ;
lorsque le certificateur assigne le dossier de certification à une session de jury ;
lorsque le partenaire assigne le dossier de certification à une session de jury à condition qu'il dispose de l'habilitation à évaluer au titre de son partenariat.

Dans tout autre cas, les données d'examen ne sont pas modifiées automatiquement.

Une fois toutes les options complétées, il vous suffit de créer la session

💡 Vous pouvez également dupliquer une session existante : les membres du jury sont alors automatiquement repris dans la nouvelle session.

# 2 Inscription et communication des membres du jury

a) Affectation des candidats :

Votre session est désormais créée et disponible dans l'état "Programmé", il ne vous reste plus qu'à affecter vos candidats prévus pour cette session.

💡 Nouveauté : un même dossier peut désormais être inscrit dans plusieurs sessions de jury simultanément, à condition que chaque inscription porte sur un objet différent (type de session différent, ou blocs de compétences différents). CertiPlace refuse une seconde inscription si le couple type + blocs est identique à une session active déjà rattachée au dossier.

Pour ce faire, quatre moyens sont possibles :

—> Dans la section "dossiers de certification" de votre session de jury, ajoutez facilement un dossier par nom ou par numéro de dossier :

—> Depuis la fonctionnalité d'affectation automatique des candidats :

Depuis la page de la session de jury, le bouton Affectation automatique vous permet d’assigner en un clic un groupe de candidats à votre session.

CertiPlace génère alors automatiquement une liste de candidats présélectionnés, parfaitement compatibles avec la session, dans la limite des places disponibles.

La sélection repose sur des règles intelligentes définies par l’IA, garantissant une affectation fiable et pertinente. Les principaux critères pris en compte sont :

Organisme certificateur : le dossier de certification du candidat doit appartenir à l’organisme gestionnaire de la session de jury.
Date d’inscription : le candidat doit être inscrit avant la date de début de la session de jury.
Voie d’accès : la voie d’accès du dossier candidat doit correspondre à celle définie pour la session de jury.

ceci est un exemple d'affectation automatique

—> Directement depuis l'onglet Dossiers, choisissez un dossier de certification et ajoutez-le depuis une session existante dans le raccourci "session de jury". L'onglet Sessions de jury de la fiche dossier est structuré en trois sous-onglets :

À venir : sessions auxquelles le dossier est inscrit (Programmées ou En cours), regroupées par type et par blocs.
Disponibles : sessions éligibles auxquelles le dossier n'est pas encore inscrit.
Terminées : historique, en lecture seule.

—> L’inscription à la session peut être aussi réalisée directement par le candidat depuis son espace personnel.

Affectation à un créneau

Si la session est découpée en créneaux, vous devez sélectionner un créneau pour chaque candidat ajouté. Un avertissement visuel signale automatiquement les conflits de créneau lorsque le dossier est déjà inscrit à un autre créneau au même horaire dans une autre session.

⚠️ Une fois des candidats inscrits sur la session, les dates, la durée des créneaux et les blocs de compétences ne peuvent plus être modifiés.

Membres du jury

L'ajout d'un membre se fait depuis le panneau de la session : email, nom, prénom, téléphone, organisme de rattachement et rôle (Président, Membre, Membre — peut évaluer).

💡 Nouveauté : le rôle, l'organisme de rattachement et la capacité à évaluer sont désormais propres à chaque session. Un même juré peut être Président sur une session et simple Membre sur une autre. Si le membre est déjà rattaché à d'autres sessions actives, un message d'information le signale et précise que les modifications de ses coordonnées s'appliqueront à l'ensemble de ses sessions.

b) Convocation des candidats et des jurys :

Depuis la rubrique "messages et notifications", vous retrouverez tous les déclencheurs liés à vos sessions de jury permettant d'envoyer automatiquement des mails aux jurys et aux candidats afin de préparer au mieux vos sessions.

Évènements disponibles dans "messages et notifications"

# 3 Délibération des membres du jury

a) Accès à l'espace session de jury

Depuis votre session de jury, il est possible de directement copier le lien "manuellement" dans l'espace jury de vos membres existants :

Également, vous pouvez convoquer vos membres du jury par le biais de la fonctionnalité Messages et notifications en important le champ de fusion correspondant à la session de jury.

💡 Nous disposons déjà d'un modèle de mail pour la convocation des jurys dans "messages et notifications"

Depuis son espace, chaque membre du jury accède à la session, à la navigation entre candidats, aux pièces du dossier, aux modalités pratiques destinées au jury, et aux actions de transition :

Démarrer la session : passe le statut de Programmée à En cours.
Clôturer la session : passe le statut de En cours à Terminée.

⚠️ L'annulation d'une session entraîne le retrait automatique de tous les dossiers qui y étaient inscrits; une confirmation explicite est demandée.

b) Grille d'évaluation

Il existe plusieurs moyens d'effectuer la notation des candidats affectés à une session de jury sur CertiPlace :

⚠️ Seuls le président et les membres qui peuvent évaluer de la session de jury, ainsi que l’organisme certificateur, disposent de la capacité de valider ou d’invalider la grille d’évaluation à partir de l’état "Prêt à passer"

La grille d'évaluation doit se baser sur les compétences / blocs de compétences renseignées sur votre référentiel. Vous trouverez notre documentation sur le sujet ici.

Dans l'espace session de jury :

À l'intérieur d'un dossier de certification :

Exemple d'une grille d'évaluation
Lors du passage en "réussite" d'un dossier de certification :

Rôle distinct du Certificateur

CertiPlace distingue désormais l'organisme organisateur de la session et le certificateur rattaché à la certification. Le certificateur conserve la main sur la définition des blocs évalués ; l'organisme organisateur (qu'il soit le certificateur lui-même ou un partenaire habilité) gère le déroulement, les membres, les candidats et les créneaux. Cette séparation permet à un partenaire d'organiser ses propres sessions sans pouvoir altérer le référentiel d'évaluation.

💡 À la clôture de la session, les compétences validées peuvent donner lieu à des badges Open Badge 3.0 générés automatiquement à partir du référentiel.