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Auditer vos partenaires
Auditer vos partenaires vous permet de contrôler régulièrement la conformité de votre réseau de partenaires.
Depuis chacune de vos certifications, activez notre modèle de document destiné à l'Audit de vos partenaires.
Sommaire
1. Créer un modèle d'audit et définir les critères d'exigences
2. Rédiger vos critères d'exigences
3. Critère évalué par IA (bêta)
4. Non-conformité d'un critère
Laissez-vous guider par ce tutoriel vidéo :
Ou préférez une documentation détaillée :
1. Créer un modèle d'audit et définir les critères d'exigences
Pour chaque audit créé, vous devez spécifier si celui-ci sera visible pour votre partenaire. Vous devez également préciser si le résultat de l'audit devra être affecté au partenaire.
Pour chacun de vos audits, vous devez définir des critères d'exigences pour lesquels vos partenaires seront audités.
Chaque critère se compose de la manière suivante :
- Donnée auditée,
- Intitulé,
- Identifiant unique,
- Exigence,
- Sévérité (majeure ou mineure),
- Conseils de mise en conformité à destination du partenaire.
Les conseils de mise en conformité sont destinés à vos partenaires et leur permettront de se mettre en conformité en suivant vos recommandations.
La sévérité d'un critère peut influer sur la conformité de l'audit du partenaire en cas de non-respect du critère en question.
Exemple de création de critère
2. Rédiger vos critères d'exigences
L'exigence d'un critère combine un opérateur de comparaison et une valeur. Sur une donnée auditée de type texte, CertiPlace recherche votre valeur dans le texte publié par le partenaire, tel qu'il est, avec sa ponctuation et sa mise en forme : la façon dont vous rédigez l'exigence détermine le résultat.
| Exigence | Ce qui est recherché | Le critère est conforme si |
|---|---|---|
| "Contient le texte" | la valeur entière, telle quelle | la donnée auditée contient cette suite de caractères |
| "Contient tous les mots" | chaque segment séparé par une virgule, tel quel | tous les segments sont présents |
| "Ne contient pas le texte" | la valeur entière, telle quelle | la donnée auditée ne contient pas cette suite de caractères |
| "Ne contient aucun des mots" | chaque segment séparé par une virgule, tel quel | aucun segment n'est présent |
| "Est égal à" et "N'est pas égal à" | la valeur entière | la donnée auditée est identique, ou différente |
| "Correspond à l'expression régulière" | une expression régulière (regex), réservée aux utilisateurs techniques | la donnée auditée correspond au motif |
Trois règles s'appliquent à toutes ces comparaisons :
- La casse est ignorée : "Créer" et "créer" sont équivalents.
- Les accents comptent : "activite" ne correspond pas à "activité".
- Les espaces comptent : une valeur de plusieurs mots doit être présente mot pour mot, dans le même ordre, sans mot intercalé.
⚠️ Un segment de plusieurs mots est une expression exacte, pas une liste de mots : l'exigence "concevoir offre formation" est non conforme face à un objectif pédagogique rédigé "Concevoir son offre de formation", car "son" et "de" s'intercalent. Pour vérifier la présence de chaque mot indépendamment de son voisinage, séparez-les tous par une virgule : "concevoir, offre, formation".
Quatre autres comportements décident du résultat relevé :
- Une donnée auditée qui porte sur plusieurs formations est évaluée formation par formation : une seule formation non conforme rend le critère non conforme.
- Lorsque la donnée auditée est absente, le critère n'est pas déclaré non conforme : il est évalué "Non applicable".
- Les critères sont figés au moment du calcul de l'audit : corriger une exigence dans le modèle ne recalcule pas les audits déjà générés, vous devez générer un nouvel audit.
- L'identifiant unique du critère nomme les variables du rapport d'audit, par exemple
{{audit.C1_value}}: le modifier après coup désaligne les variables déjà placées dans le document.
Avant de lancer un audit général, générez l'audit sur un seul partenaire : le détail de l'audit affiche, critère par critère, la valeur relevée chez le partenaire et la conformité qui en découle.
3. Critère évalué par IA
Ces critères utilisent l'intelligence artificielle pour évaluer automatiquement la conformité. Un formulaire vous permet ensuite d'entraîner l'IA.
Entraînement :
- Cliquez sur "Entraîner l'IA" en bas de la fenêtre.
- Dans le formulaire "Entraîner l'IA sur les intitulés de formations", répondez aux exemples proposés :
- Pour chaque intitulé, sélectionnez Oui ou Non, puis justifiez votre choix dans le champ prévu à cet effet. Cette étape est essentielle pour permettre à l'IA d'identifier les règles de l'audit.
- Vous pouvez également ajouter d'autres exemples (au minimum 10) via le champ "Ajouter un nouvel intitulé de formation" afin d'améliorer l'apprentissage de l'IA.
- Cliquez sur "Confirmer et entraîner l'IA" pour lancer l'entraînement.
Une jauge de précision vous indique le taux de fiabilité estimé de l'IA. Plus vous ajoutez d'exemples, plus la précision augmente.
4. Non-conformité d'un critère
Vous pouvez définir la sévérité pour chaque critère d'audit.
La sévérité peut être :
- Majeure,
- Mineure,
- Aucune.
Pour chacun des critères évalués sur un audit :
- si une non-conformité majeure est appliquée, le résultat de l'audit sera alors Non conforme
- si une non-conformité mineure est appliquée et en l'absence de non-conformité majeure, le résultat de l'audit sera alors Partiellement conforme
- si un critère est évalué Non applicable et en l'absence de non-conformité majeure, le résultat de l'audit sera alors Partiellement conforme
- si aucune non-conformité n'est appliquée et qu'aucun critère n'est Non applicable, le résultat de l'audit sera alors Conforme
Cela peut servir à suspendre les partenaires basé sur la criticité des non-conformités relevées (cf. section "Suspension des partenaires").
5. Modifier le modèle de rapport d'audit
Dès que le modèle d'audit sera créé, vous pourrez visualiser et modifier le modèle de document selon vos envies avec les variables du Dictionnaire des variables. N'oubliez pas d'intégrer dans le document les critères que vous aurez créés dans l'audit.
6. Générer l'audit d'un partenaire
Afin d'auditer un partenaire, vous devez vous rendre sur le partenariat choisi dans CertiPlace et générer un nouvel audit.
L'audit sera alors généré en fonction des critères d'exigences que vous aurez au préalable prédéfinis dans le modèle d'audit.
Une fois l'audit finalisé, le résultat pourra être affecté sur le partenariat de certification et le partenaire aura alors connaissance du résultat de l'audit ainsi que des critères sur lesquels il aura été évalué.
Le partenaire peut retrouver le résultat d'un audit depuis CertiPlace dans l'espace "Formation" dans l'onglet "Certifications et Partenariats" puis choisir la certification en question. Pour chaque audit réalisé, le partenaire peut visualiser :
- le détail de l'audit avec l'ensemble des critères ainsi que les valeurs enregistrées,
- le rapport d'audit (si le certificateur a généré dans le document).
Les résultats de l'audit des partenaires sont fournis à titre informatif. CertiPlace ne peut pas être tenu pour responsable de l'exactitude des données collectées et des conséquences sur le statut d'un partenariat.
Audit général d'un ensemble de partenaires
Il est possible de lancer un audit sur tous les partenaires d'une certification et d'automatiser certains comportements :
- Clôturer les audits,
- Mettre à jour la conformité des partenaires,
- Suspendre les partenaires en cas de non-conformité majeure.
Il est possible de restreindre l'audit général aux partenaires avec un certain niveau de conformité, par exemple pour réaliser un audit suspensif sur les partenaires non conformes suite à un audit de contrôle.
Résultat de l'audit
Par défaut, un audit doit être clôturé manuellement, auquel cas, c'est le certificateur qui détermine le résultat de l'audit.
Dans le cas d'un audit général, l'audit peut être clôturé automatiquement. Le certificateur peut alors décider que le résultat soit déterminé automatiquement d'après la conformité des critères évalués.
Conformité des partenaires
Dans le cas d'un audit général, le résultat de l'audit peut être reporté sur le partenaire pour définir son niveau de conformité.
Si le partenaire est suspendu ou révoqué et qu'il est plus tard réactivé, sa conformité est remise à zéro car la précédente évaluation est très certainement obsolète.
Suspension des partenaires
En cas d'audit avec le résultat Non conforme, le certificateur peut décider de suspendre le partenariat sur France Compétences.
Un partenariat suspendu dans CertiPlace entraîne une révocation temporaire sur CertifPro. Ainsi l'organisme partenaire ne sera plus en mesure de proposer des offres associées à votre certification tant que vous n'avez pas annulé la suspension. Les dossiers de certifications / formations déjà engagées ne devraient pas être impactés par la suspension.