Règles de facturation

Les règles de facturation des dossiers de certification

La souscription à l'abonnement certificateur Standard ou Premium donne lieu à une première facturation de frais de mise en service de 990€ HT. Ils sont de 495€ HT pour l'abonnement certificateur Access.

Les frais de services incluent :

• le support pour aider le certificateur à démarrer sur CertiPlace (prise en main de la plateforme, argumentaire pour les partenaires...).
• l'historique des dossiers de certification créés⁽¹⁾ avant de rejoindre la plateforme.

La facturation des dossiers de certification se fait mensuellement et en fonction du nombre de dossiers créés⁽¹⁾ durant le mois.

• Les 500 premiers dossiers créés sont facturés 8.90€ HT le dossier (ou 9,90€ pour l'offre Standard).
• Au-delà de 500 dossiers créés, les dossiers suivants sont gratuits plafonnant la facturation à un maximum de 4450€ HT par mois (ou 4950€ HT par mois pour l'offre Standard).
• La période de facturation débute au jour de souscription pour un mois. Par exemple, un abonnement souscrit le 15 mars se terminera le 14 avril.

L'abonnement Access, quant à lui, à un plafond à 100 dossiers de certification par an. Au-delà de 100 dossiers, vous passerez automatiquement en abonnement certificateur Premium.

Comprendre la façon dont CertiPlace facture les dossiers

Un dossier de certification peut être créé de deux façons :

1. Automatiquement dès lors qu'un dossier de formation passe à l'état "Accepté"^(1),
2. Manuellement dans CertiPlace au travers de la fonctionnalité "Nouveau dossier".

CertiPlace facturera les dossiers créés durant la période mensuelle et dont la date de passage à l'état "À enregistrer"⁽²⁾ est ultérieure à la date d'abonnement.

• 1^er cas : dossier historique - non facturé. Il s'agit d'un dossier de certification ayant été créé durant la période de facturation en cours et dont la date de passage "À enregistrer" est antérieure à la date d'abonnement à CertiPlace.

  C'est le cas notamment lorsqu'un partenaire rejoint la plateforme et que CertiPlace collecte l'historique. Les dossiers historiques sont facturés à travers les frais de mise en service.

• 2^ème cas : cas normal - facturé. Le dossier de certification est créé durant la période de facturation en cours et en même temps que le passage à l'état "À enregistrer".

  Le dossier de certification est créé au moment où le dossier de formation lié est passé à l'état "Accepté".

• 3^ème cas : dossier rattrapé - facturé. Il s'agit d'un dossier de certification ayant été créé durant la période de facturation en cours et dont la date de passage "À enregistrer" est ultérieure à la date d'abonnement à CertiPlace.

  Lorsqu'un partenaire rejoint la plateforme, CertiPlace collecte l'historique et rattrape les dossiers dont la date de passage à l'état "À enregistrer" se fait après la date d'abonnement. Ces dossiers ne sont pas compris dans les frais de service.

Pour voir le détail des factures liées à une période donnée, rendez-vous sur cette page de CertiPlace et saisissez dans les filtres de recherche les dates de début et de fin liées à la période de facturation (voir la capture d'écran ci-dessous).

Plusieurs dossiers de certification peuvent être comptabilisés sur le même candidat si ce candidat a effectué plusieurs demandes distinctes.

La règle de comptabilisation des dossiers de certification qui ne fait pas de différence selon le devenir du dossier. En effet, indépendamment du devenir du dossier, CertiPlace fournit de nombreux services, dont le premier est le suivant :

• Création, stockage, sécurisation et partage du dossier de certification.

Ce service est essentiel : un certificateur doit connaître la liste des personnes qui se sont inscrites dans un parcours de certification. Notamment, un partenaire doit communiquer au Certificateur l'identité des apprenants qui rentrent dans un parcours de certification.

En effet, cette information permet au certificateur d'effectuer un contrôle sur les bénéficiaires de l'offre de formation associée à ses certifications. Ce contrôle est une activité essentielle du certificateur pour respecter ses devoirs institutionnels et ainsi pérenniser son activité.

CertiPlace fournit également de nombreux autres services sur chaque dossier :

• Statistiques du partenaire,
• Stockage des documents déposés manuellement,
• Génération automatisée de documents,
• Envoi d'emails automatisés,
• Envoi de Webhooks,
• Disponibilité dans l'API,
• Mise à disposition de l'Espace Candidat,
• Collecte de données d'identification du candidat (lecture de la CNI, connexion à l'identité numérique...)
• Support au certificateur / au candidat
• ...

La comptabilisation des dossiers matérialise la prise en compte de ces services rendus par CertiPlace.

(1) Un dossier de certification est créé à chaque fois qu'un dossier de formation passe à l'état "Accepté". En savoir plus sur le cycle de vie du dossier de certification

(2) La date de passage à l'état "À enregistrer" correspond à la date de passage à l'état "Accepté" du dossier de formation lié. Dans le cas d'une création manuelle, il s'agit de la date de création du dossier.