Gérer la certification des candidats

Afin de suivre le processus de certification d'un candidat suite à sa formation, CertiPlace intègre un cycle de vie spécifique à l'intention des certificateurs et partenaires organismes de formation.

Cycle de vie des dossiers de certification

Partenaire habilité : partenaire habilité à organiser l’évaluation

À enregistrer : lorsqu'un dossier de formation est accepté par le candidat, CertiPlace créé un dossier de certification dans l'état À enregistrer. Le dossier est visible par le certificateur qui doit l'enregistrer, c'est-à-dire prendre en compte qu'un nouveau candidat passera la certification dans le futur. Depuis l'état Refusé, par manque de documents par exemple, le partenaire peut redemander l'enregistrement du dossier auprès du certificateur après l'ajout des informations / pièces manquantes.

Vous avez la possibilité de renseigner le champ suivant :

• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Date d'inscription à la certification (facultatif)

Par défaut, le passage de l'état "À enregistrer" à "Enregistré" est automatique. Cette configuration peut être modifiée (cf. section Automatisations).

Refusé : le certificateur peut décider de refuser un dossier s'il lui manque des informations pour l'enregistrer. Vous avez la possibilité de renseigner le champ suivant :

• Commentaire (facultatif) : texte libre

Enregistré : par cet état, le certificateur indique au partenaire qu'il a bien pris en compte qu'un candidat passera la certification dans le futur.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Date de début passage de l'examen (facultatif),
• Date de fin de passage de l'examen (facultatif),
• Lieu de passage de l'examen (facultatif),
• Modalité de passage des examens (facultatif),
• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Date d'inscription à la certification (facultatif, la saisie peut être automatisée, cf. section Automatisations)

Prêt à passer : lorsque le partenaire a terminé de former le candidat, il indique au certificateur que le candidat est prêt à passer l'examen de la certification. Dans le cas d'un dossier lié à un dossier de formation la transition à cet état peut être automatique (cf. section Automatisations), et cette transition est impossible si le dossier de formation n'est pas au moins entré en formation.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Date de début passage de l'examen (facultatif),
• Date de fin de passage de l'examen (facultatif),
• Lieu de passage de l'examen (facultatif),
• Modalité de passage des examens (facultatif),
• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Date d'inscription à la certification (facultatif, la saisie peut être automatisée, cf. section Automatisations)

À contrôler : le candidat a passé l'examen de certification, le certificateur doit contrôler le résultat et décider de l'obtention ou non de la certification. Depuis l'état À repasser, le certificateur doit contrôler le résultat et décidé de l'obtention ou non de la certification après que le candidat ait repassé l'examen de certification.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Date de début de passage de l'examen (obligatoire si cela n'avait pas été renseigné au préalable),
• Date de fin de passage de l'examen (facultatif, par défaut la date de passage de l'examen),
• Lieu de passage de l'examen (facultatif),
• Modalité de passage des examens (obligatoire si cela n'avait pas été renseigné au préalable),
• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Date d'inscription à la certification (facultatif, la saisie peut être automatisée, cf. section Automatisations)

Échoué : le candidat n'a pas obtenu sa certification et ne peut pas repasser l'examen.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Détail du résultat de l'examen (facultatif),
• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Niveau de langue Européen si applicable (facultatif)

Réussi : le candidat a obtenu la certification.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Date de délivrance de la certification (obligatoire),
• Détail du résultat de l'examen (facultatif),
• Commentaire (facultatif) : texte libre,
• Mention (facultatif),
• Niveau de langue Européen si applicable (facultatif, disponible seulement sur les certifications concernées)

À repasser : le candidat n'a pas obtenu la certification et peut ainsi repasser l'examen.

Vous avez la possibilité de renseigner les champs suivants :

• Détail du résultat (facultatif),
• Date de début de passage de l'examen (facultatif),
• Date de fin de passage de l'examen (facultatif),
• Lieu de passage de l'examen (facultatif),
• Modalité de passage des examens (facultatif),
• Commentaire (facultatif) : texte libre

Abandonné : le candidat a abandonné le passage de la certification.

Vous avez la possibilité de renseigner le champ suivant :

• Commentaire (facultatif) : texte libre

Tableau récapitulatif

(*) Partenaire habilité : partenaire habilité à organiser l’évaluation

Automatisations

Passage à Enregistré

Par défaut un nouveau dossier de certification passe automatiquement à l'état Enregistré, sauf si des documents requis pour cet état sont manquants.

Il est possible de désactiver le passage automatique à Enregistré dans la configuration de la certification, section "Gestion des dossiers de certification".

Passage à Prêt à passer

Dans le cas d'un dossier de formation géré par l'organisme de formation, si le candidat est sorti de formation avec une assiduité de plus de 80%, alors la transition vers l'état Prêt à passer est automatique sauf si des documents requis pour cet état sont manquants.

Date d'inscription

Vous pouvez choisir que la date d'inscription de vos dossiers de certification soit remplie automatiquement au lieu de la saisir à la main, via un paramètre dans la section "Gestion des dossiers de certification" de votre certification.

Ce comportement n'est pas rétroactif.  De plus, si la date d'inscription est déjà renseignée (par vous ou par un calcul précédent), elle reste telle quelle : l'automatisme ne joue qu'une seule fois. La date d'inscription reste modifiable manuellement à tout moment.

Les options relatives à l'entrée / sortie de formation ne fonctionnent que s'il y a un dossier de formation.

Gestion des doublons

Lorsqu'un même candidat possède déjà un dossier de certification réussi sur une même certification, la création d'un nouveau dossier pour cette même certification peut constituer un doublon. CertiPlace détecte automatiquement ces situations et signale le dossier concerné par un avertissement.

Cas particulier des certifications par blocs de compétences : le nouveau dossier n'est signalé comme doublon que si tous les blocs qu'il vise ont déjà été acquis dans les dossiers réussis existants. S'il vise au moins un bloc encore non obtenu, ce n'est pas un doublon.

Pour éviter d'enregistrer deux fois la même réussite auprès de France Compétences, l'enregistrement automatique est alors suspendu dans le cas des dossiers doublons : le dossier reste à l'état "À enregistrer" tant que vous ne l'avez pas vérifié. Vous gardez la main pour comparer les dossiers existants et décider de poursuivre ou non.

Cette détection est activée par défaut sur vos certifications, via l'option Gestion des doublons, et peut être désactivée certification par certification.

Mise à jour des dossiers de certification

Voir : Mise à jour