Sellsy — Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Sellsy vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Sellsy pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Prérequis

• Un compte Sellsy
• Un accès API Sellsy (Client ID + Client Secret) — voir la création ci-dessous
• Un abonnement CertiPlace  compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

Conditions d'accès

Cette option est disponible pour les abonnements OC Access et Premium.

Création de l'accès API Sellsy (Client ID et Client Secret)

Avant de connecter Sellsy à CertiPlace, créez un accès API dans votre compte Sellsy :

1. Connectez-vous à votre compte Sellsy
2. Rendez-vous dans Réglages > Portail Développeur > API v2
3. Cliquez sur Créer un accès API et choisissez le type « Personnel » (connexion serveur à serveur)
4. (Optionnel) restreignez les autorisations (scopes) si vous le souhaitez
5. Sellsy génère un Client ID et un Client Secret
6. Copiez immédiatement le Client Secret : il n'est affiché qu'une seule fois. En cas de perte, vous devrez recréer un accès API.

Connexion à Sellsy

1. Rendez-vous dans Mes applications > Sellsy > Réglages
2. Renseignez le Client ID et le Client Secret générés ci-dessus
3. Cliquez sur Valider — l'indicateur « Accès API Sellsy : actif » confirme que la connexion est active

Activation

1. Dans les réglages Sellsy, sélectionnez l'onglet Dossiers de certification
2. Cliquez sur Activer

Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

Dossier facturable à partir de l'état : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

Note : si vous choisissez un état lié à la formation (ex : "Formation démarrée"), seuls les dossiers ayant une date de formation renseignée seront pris en compte.

Date de début

Facturer les dossiers créés à partir du (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

• Filtrer les dossiers ayant les tags : seuls les dossiers avec ces tags seront facturés
• Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags : les dossiers avec ces tags seront exclus
• Filtrer les partenariats ayant les tags : seuls les partenariats avec ces tags seront facturés
• Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags : les partenariats avec ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

• Quotidienne — tous les jours à 00h
• Hebdomadaire — tous les lundis à 00h
• Mensuelle — le 1er du mois à 00h

Type de facturation

• Une facture par dossier : chaque dossier génère sa propre facture
• Une facture avec tous les dossiers : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Produit et délai de paiement

• Produit par défaut : sélectionnez le produit (article du catalogue Sellsy) qui détermine le prix et le taux de TVA par défaut
• Délai de paiement (jours) : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

Créer le partenaire dans Sellsy : si activé, les partenaires qui n'existent pas encore dans Sellsy seront automatiquement créés.

Rapprochement des clients (via le SIRET)

Pour rattacher chaque facture au bon client Sellsy, CertiPlace recherche la société par son SIRET. La première société dont le SIRET correspond est retenue.

Important : assurez-vous qu'il n'existe qu'une seule société par SIRET dans Sellsy. Si plusieurs fiches partagent le même SIRET, CertiPlace peut rattacher la facture à la mauvaise — et comme les factures sont émises finalisées (validées), elles ne peuvent plus être déplacées vers une autre société a posteriori.

Astuce : après dédoublonnage des sociétés dans Sellsy, vérifiez le client retenu dans le Rapport de facturation (voir plus bas) avant de lancer une facturation en masse.

Facturation automatique

Activez Facturation automatique activée puis cliquez sur Valider.

Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton Facturer maintenant.

Fonctionnement

1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
2. Cliquez sur le bouton Facturer maintenant
3. La facturation est lancée en arrière-plan — un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de dossiers traités, total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

Note : le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si une facturation est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

Note : la facturation à la demande utilise exactement les mêmes paramètres de configuration (état déclencheur, filtres, type de facturation, etc.) que la facturation automatique.

Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

• Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état (en attente de paiement, payée, annulée), la date d'échéance, et télécharger le PDF.
• Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

Note : un dossier de certification déjà facturé ne sera pas refacturé lors des exécutions suivantes.

Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

Règle de priorité : le taux est déterminé à partir du code postal du partenaire. Si le code postal n'est pas disponible, le taux de TVA configuré sur votre organisme est utilisé par défaut.

Note : le taux de TVA résolu doit correspondre à une taxe active dans votre compte Sellsy. Si aucune taxe Sellsy active ne correspond au taux calculé, la facture n'est pas générée et une erreur explicite est remontée — créez la taxe manquante dans Sellsy puis relancez.

Note : cette règle ne s'applique qu'à la facturation des partenariats. Pour la facturation CPF (dossiers de formation), le taux de TVA est fourni directement par la Caisse des Dépôts.

Estimation

Utilisez le bouton Estimer le nombre de dossiers pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

Rapport de facturation

Le bouton Rapport Facturation affiche les dernières factures générées : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut.

Désactivation

Cliquez sur Désactiver pour arrêter la facturation automatique.