Sellsy - Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Sellsy vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Sellsy pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence et le jour de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Sommaire

1. Prérequis

2. Conditions d'accès

3. Création de l'accès API Sellsy (Client ID et Client Secret)

4. Connexion à Sellsy

5. Activation

6. Configuration

7. Lancer la facturation à la demande

8. Suivi des factures

9. Calcul de la TVA

10. Estimation

11. Rapport de facturation

12. Désactivation

1. Prérequis

  • Un compte Sellsy
  • Un accès API Sellsy (Client ID + Client Secret), voir la création ci-dessous
  • Un abonnement CertiPlace compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

2. Conditions d'accès

Cette option payante est disponible avec les abonnements "Certificateur", "Certificateur Access" et "Certificateur Premium (annuel)". Son tarif est indiqué sous le bouton "Activer".

3. Création de l'accès API Sellsy (Client ID et Client Secret)

Avant de connecter Sellsy à CertiPlace, créez un accès API dans votre compte Sellsy :

  1. Connectez-vous à votre compte Sellsy
  2. Rendez-vous dans Réglages > Portail Développeur > API v2
  3. Cliquez sur "Créer un accès API" et choisissez le type "Personnel" (connexion serveur à serveur)
  4. (Optionnel) restreignez les autorisations (scopes) si vous le souhaitez, en conservant la permission models.read : elle permet de lister et d'appliquer vos modèles de documents (voir Modèles de documents par partenaire)
  5. Sellsy génère un Client ID et un Client Secret
  6. Copiez immédiatement le Client Secret : il n'est affiché qu'une seule fois. En cas de perte, vous devrez recréer un accès API.

4. Connexion à Sellsy

  1. Rendez-vous dans Mes applications > Sellsy > Réglages
  2. Renseignez le "Client ID" et le "Client Secret" générés ci-dessus
  3. Cliquez sur "Valider" : l'indicateur "Accès API Sellsy : actif" confirme que la connexion est active

5. Activation

  1. Dans les réglages Sellsy, si votre organisme est aussi organisme de formation, sélectionnez l'onglet "Dossiers de certification"
  2. Cliquez sur "Activer"

À la première activation, une période d'essai gratuite démarre : un bandeau en indique la date de fin.

6. Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

"Dossier facturable à partir de l'état" : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

ℹ️ Si vous choisissez un état lié à la formation (ex : "Formation démarrée"), seuls les dossiers ayant une date de formation renseignée seront pris en compte.

Date de début

"Facturer les dossiers créés à partir du" (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

  • "Filtrer les dossiers ayant les tags" : seuls les dossiers ayant au moins un de ces tags seront facturés
  • "Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags" : les dossiers ayant au moins un de ces tags seront exclus
  • "Filtrer les partenariats ayant les tags" : seuls les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront facturés
  • "Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags" : les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

Choisissez la "Fréquence de facturation" puis, pour une fréquence hebdomadaire ou mensuelle, le "Jour de facturation" :

  • "Quotidienne (Tous les jours à 00h)" : aucun jour à choisir
  • "Hebdomadaire (à 00h)" : vous choisissez le jour de la semaine, du lundi au dimanche. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le lundi.
  • "Mensuelle (à 00h)" : vous choisissez le jour du mois, "Premier jour du mois", "Dernier jour du mois" ou un jour du 2 au 31. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le 1er du mois.

Lorsque "Facturation automatique activée" est sur "Oui", la facturation est lancée à 00h (heure de Paris), uniquement le jour choisi. Si le mois n'a pas ce jour (par exemple le 31 en avril), elle est lancée le dernier jour du mois. Changer de fréquence efface le jour choisi : sans nouveau choix, le jour par défaut s'applique.

Type de facturation

"Type de facturation par partenaire" :

  • "Une facture par dossier" : chaque dossier génère sa propre facture
  • "Une facture avec tous les dossiers" : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Article et délai de paiement

  • "Article par défaut" : sélectionnez l'article du catalogue Sellsy dont le prix est utilisé lorsqu'un dossier de certification n'a pas de montant défini. Le taux de TVA ne dépend pas de l'article (voir 9. Calcul de la TVA)
  • "Délai de paiement (jours)" : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

"Créer le partenaire dans Sellsy" : sur "Oui", les partenaires qui n'existent pas encore dans Sellsy seront automatiquement créés. Sur "Non", un partenaire absent de Sellsy n'est pas facturé et apparaît en erreur dans le Rapport de facturation.

Rapprochement des clients (via le SIRET)

Pour rattacher chaque facture au bon client Sellsy, CertiPlace recherche la société par son SIRET. La première société dont le SIRET correspond est retenue.

🚨 Assurez-vous qu'il n'existe qu'une seule société par SIRET dans Sellsy. Si plusieurs fiches partagent le même SIRET, CertiPlace peut rattacher la facture à la mauvaise, et comme les factures sont émises finalisées (validées), elles ne peuvent plus être déplacées vers une autre société a posteriori.

💡 Après dédoublonnage des sociétés dans Sellsy, vérifiez dans Sellsy la société à laquelle une première facture est rattachée avant de lancer une facturation en masse.

Modèles de documents par partenaire

Vous pouvez appliquer un modèle de document Sellsy aux factures de vos partenaires. Vos modèles se trouvent dans Sellsy, dans Facturation > Liste des modèles.

  1. Dans la section "Modèles de documents par partenaire", choisissez le "Modèle par défaut", ou laissez "Aucun modèle"
  2. Pour facturer certains partenaires avec un autre modèle, cliquez sur "Rattacher des partenaires à un modèle"
  3. Choisissez le "Modèle de document", puis les "Partenaires facturés avec ce modèle"
  4. Répétez pour chaque modèle à utiliser, puis cliquez sur "Valider"

Un partenaire est facturé avec le modèle auquel il est rattaché, à défaut avec le modèle par défaut, à défaut sans modèle. Un partenaire ne peut être rattaché qu'à un seul modèle.

Les lignes du modèle, avec les descriptions et les prix définis dans le modèle, sont ajoutées avant les lignes des dossiers de certification. La facture reprend aussi la note, la catégorie tarifaire, l'apparence et la langue du modèle, et elle est liée au modèle dans Sellsy. L'objet, les dates, l'échéance et la devise restent ceux définis par CertiPlace. La remise du modèle n'est pas appliquée.

ℹ️ Si le modèle a été supprimé dans Sellsy, la facture est émise sans modèle, avec les seules lignes des dossiers. Si Sellsy renvoie une autre erreur, aucune facture n'est émise pour ce partenaire : il apparaît en erreur dans le Rapport de facturation et sa facturation est relancée à l'exécution suivante.

⚠️ Les modèles nécessitent que votre accès API Sellsy dispose de la permission models.read. Sans elle, un avertissement s'affiche dans cette section et les factures sont émises sans modèle : ajoutez cette permission à votre accès API dans Sellsy.

Facturation automatique

Sélectionnez "Oui" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

7. Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton "Facturer maintenant".

Fonctionnement

  1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
  2. Cliquez sur le bouton "Facturer maintenant", puis confirmez
  3. La facturation est lancée en arrière-plan, un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
  4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de partenaires traités (de dossiers avec "Une facture par dossier"), total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
  5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

ℹ️ Le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si une facturation est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

ℹ️ La facturation à la demande utilise exactement les mêmes paramètres de configuration (état déclencheur, filtres, type de facturation, etc.) que la facturation automatique, mais ignore le "Jour de facturation" et fonctionne même si "Facturation automatique activée" est sur "Non".

8. Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

  • Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état ("En attente", "Payée", "Annulée"), la date d'échéance, et télécharger le PDF.
  • Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

ℹ️ Un dossier de certification déjà facturé ne sera pas refacturé lors des exécutions suivantes.

9. Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

Territoire Départements Taux de TVA
France métropolitaine 01 à 95 Taux de TVA de votre organisme
Guadeloupe, Martinique, Réunion 971, 972, 974 8,5 %
Guyane, Mayotte 973, 976 0 % (exonéré)

ℹ️ Le taux est déterminé à partir du code postal du partenaire. Si le code postal n'est pas disponible, le taux de TVA configuré sur votre organisme est utilisé par défaut.

⚠️ Le taux de TVA résolu doit correspondre à une taxe active dans votre compte Sellsy. Si aucune taxe Sellsy active ne correspond au taux calculé, la facture n'est pas générée et une erreur explicite est remontée : créez la taxe manquante dans Sellsy puis relancez.

ℹ️ Cette règle ne s'applique qu'à la facturation des partenariats. Pour la facturation CPF (dossiers de formation), le taux de TVA est fourni directement par la Caisse des Dépôts.

10. Estimation

Utilisez le bouton "Estimer le nombre de dossiers" pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

11. Rapport de facturation

Le bouton "Rapport Facturation" affiche le résultat de la dernière facturation, par partenaire : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut ("OK" ou le message d'erreur).

12. Désactivation

Pour suspendre seulement la facturation programmée, sélectionnez "Non" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

Pour arrêter l'option, cliquez sur "Désactiver" puis confirmez :

  • En période d'essai : l'option reste active jusqu'à la fin de l'essai.
  • Avec l'option payante : l'option reste active jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.

Un bandeau "Désactivation prévue le ..." indique la date d'arrêt, et le bouton "Annuler la désactivation" permet de revenir sur votre choix d'ici là.

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