Tiime - Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Tiime vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Tiime pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence et le jour de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Sommaire

1. Prérequis

2. Conditions d'accès

3. Connexion à Tiime

4. Préparer Tiime

5. Activation

6. Configuration

7. Lancer la facturation à la demande

8. Suivi des factures

9. Calcul de la TVA

10. Estimation

11. Rapport de facturation

12. Désactivation

1. Prérequis

• Un compte Tiime avec l'option Facturation activée
• Vos identifiants Tiime (email + mot de passe utilisés sur apps.tiime.fr)
• Une prestation type créée dans Tiime pour servir de modèle de ligne de facture
• Un abonnement CertiPlace compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

2. Conditions d'accès

Cette option payante est disponible avec les abonnements "Certificateur", "Certificateur Access" et "Certificateur Premium (annuel)". Son tarif est indiqué sous le bouton "Activer".

3. Connexion à Tiime

Tiime ne fournit pas d'API publique. CertiPlace se connecte à votre compte avec les mêmes identifiants que vous utilisez sur apps.tiime.fr. Vos identifiants sont stockés de manière sécurisée et servent à rafraîchir automatiquement le jeton d'accès.

1. Rendez-vous dans Mes applications > Tiime > Réglages
2. Renseignez votre email et votre mot de passe Tiime
3. Cliquez sur "Valider", un indicateur vert confirme que la connexion est active et que votre entreprise Tiime a été détectée

4. Préparer Tiime

Avant d'activer la facturation automatique, créez dans Tiime au moins une prestation type que CertiPlace utilisera comme modèle de ligne de facture. Cette prestation type fournit le prix unitaire par défaut, l'unité de facturation et la catégorie (Prestation de service).

1. Dans Tiime, allez dans Facturation > Prestations types
2. Cliquez sur Créer une prestation type
3. Renseignez un code (ex : DC), une description (ex : Dossier de certification), un prix unitaire HT et un type de TVA
4. Enregistrez

5. Activation

1. Dans les réglages Tiime, si votre organisme est aussi organisme de formation, sélectionnez l'onglet "Dossiers de certification"
2. Cliquez sur "Activer"

À la première activation, une période d'essai gratuite démarre : un bandeau en indique la date de fin.

6. Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

"Dossier facturable à partir de l'état" : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

Date de début

"Facturer les dossiers créés à partir du" (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

• "Filtrer les dossiers ayant les tags" : seuls les dossiers ayant au moins un de ces tags seront facturés
• "Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags" : les dossiers ayant au moins un de ces tags seront exclus
• "Filtrer les partenariats ayant les tags" : seuls les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront facturés
• "Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags" : les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

Choisissez la "Fréquence de facturation" puis, pour une fréquence hebdomadaire ou mensuelle, le "Jour de facturation" :

• "Quotidienne (Tous les jours à 00h)" : aucun jour à choisir
• "Hebdomadaire (à 00h)" : vous choisissez le jour de la semaine, du lundi au dimanche. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le lundi.
• "Mensuelle (à 00h)" : vous choisissez le jour du mois, "Premier jour du mois", "Dernier jour du mois" ou un jour du 2 au 31. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le 1er du mois.

Lorsque "Facturation automatique activée" est sur "Oui", la facturation est lancée à 00h (heure de Paris), uniquement le jour choisi. Si le mois n'a pas ce jour (par exemple le 31 en avril), elle est lancée le dernier jour du mois. Changer de fréquence efface le jour choisi : sans nouveau choix, le jour par défaut s'applique.

Type de facturation

"Type de facturation par partenaire" :

• "Une facture par dossier" : chaque dossier génère sa propre facture
• "Une facture avec tous les dossiers" : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Prestation type et délai de paiement

• "Prestation type par défaut" : sélectionnez la prestation type Tiime qui servira de modèle. Son prix unitaire HT est utilisé par défaut si le dossier de certification n'a pas de prix renseigné ; son unité de facturation et sa catégorie sont reprises sur chaque ligne de facture.
• "Délai de paiement (jours)" : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

"Créer le partenaire dans Tiime" : si activé, les partenaires qui n'existent pas encore dans Tiime seront automatiquement créés (SIRET, adresse, email du propriétaire).

Facturation automatique

Sélectionnez "Oui" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

7. Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton "Facturer maintenant".

Fonctionnement

1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
2. Cliquez sur le bouton "Facturer maintenant", puis confirmez
3. La facturation est lancée en arrière-plan, un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de partenaires traités (de dossiers avec "Une facture par dossier"), total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

8. Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

• Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état, et télécharger le PDF.
• Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

Les factures générées par CertiPlace apparaissent également dans Tiime, dans Facturation > Factures, avec le statut "Enregistrée" (équivalent "émise").

9. Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

10. Estimation

Utilisez le bouton "Estimer le nombre de dossiers" pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

11. Rapport de facturation

Le bouton "Rapport Facturation" affiche le résultat de la dernière facturation, par partenaire : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut ("OK" ou le message d'erreur).

12. Désactivation

Pour suspendre seulement la facturation programmée, sélectionnez "Non" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

Pour arrêter l'option, cliquez sur "Désactiver" puis confirmez :

• En période d'essai : l'option reste active jusqu'à la fin de l'essai.
• Avec l'option payante : l'option reste active jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.

Un bandeau "Désactivation prévue le ..." indique la date d'arrêt, et le bouton "Annuler la désactivation" permet de revenir sur votre choix d'ici là.