Tiime - Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Tiime vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Tiime pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Prérequis

• Un compte Tiime avec l'option Facturation activée
• Vos identifiants Tiime (email + mot de passe utilisés sur apps.tiime.fr  )
• Une prestation type créée dans Tiime pour servir de modèle de ligne de facture
• Un abonnement CertiPlace  compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

Conditions d'accès

Cette option est disponible pour les abonnements CertiPlace Access ou Premium.

• Essai gratuit : 7 jours sans engagement

Connexion à Tiime

Tiime ne fournit pas d'API publique. CertiPlace se connecte à votre compte avec les mêmes identifiants que vous utilisez sur apps.tiime.fr  . Vos identifiants sont stockés de manière sécurisée et servent à rafraîchir automatiquement le jeton d'accès.

1. Rendez-vous dans Mes applications > Tiime > Réglages
2. Renseignez votre email et votre mot de passe Tiime
3. Cliquez sur Valider — un indicateur vert confirme que la connexion est active et que votre entreprise Tiime a été détectée

Note : si vous modifiez votre mot de passe Tiime, pensez à le mettre à jour dans CertiPlace pour que la facturation continue de fonctionner.

Préparer Tiime

Avant d'activer la facturation automatique, créez dans Tiime au moins une prestation type que CertiPlace utilisera comme modèle de ligne de facture. Cette prestation type fournit le prix unitaire par défaut, l'unité de facturation et la catégorie (Prestation de service).

1. Dans Tiime, allez dans Facturation > Prestations types
2. Cliquez sur Créer une prestation type
3. Renseignez un code (ex : DC  ), une description (ex : Dossier de certification  ), un prix unitaire HT et un type de TVA
4. Enregistrez

Note : CertiPlace ne crée pas de prestations types — cette étape doit être faite dans Tiime directement.

Activation

1. Dans les réglages Tiime, sélectionnez l'onglet Dossiers de certification
2. Cliquez sur Activer
3. Un essai gratuit de 7 jours démarre automatiquement

Pendant la période d'essai, un bandeau indique la date de fin. Vous pouvez annuler à tout moment avant la fin de l'essai.

À la fin de l'essai, l'option sera convertie en abonnement payant si vous n'avez pas désactivé.

Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

Dossier facturable à partir de l'état : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

Note : si vous choisissez un état lié à la formation (ex : "Formation démarrée"), seuls les dossiers ayant une date de formation renseignée seront pris en compte.

Date de début

Facturer les dossiers créés à partir du (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

• Filtrer les dossiers ayant les tags : seuls les dossiers avec ces tags seront facturés
• Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags : les dossiers avec ces tags seront exclus
• Filtrer les partenariats ayant les tags : seuls les partenariats avec ces tags seront facturés
• Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags : les partenariats avec ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

• Quotidienne — tous les jours à 00h
• Hebdomadaire — tous les lundis à 00h
• Mensuelle — le 1er du mois à 00h

Type de facturation

• Une facture par dossier : chaque dossier génère sa propre facture
• Une facture avec tous les dossiers : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Prestation type et délai de paiement

• Prestation type par défaut : sélectionnez la prestation type Tiime qui servira de modèle. Son prix unitaire HT est utilisé par défaut si le dossier de certification n'a pas de prix renseigné ; son unité de facturation et sa catégorie sont reprises sur chaque ligne de facture.
• Délai de paiement (jours) : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

Créer le partenaire dans Tiime : si activé, les partenaires qui n'existent pas encore dans Tiime seront automatiquement créés (SIRET, adresse, email du propriétaire).

Facturation automatique

Activez Facturation automatique activée puis cliquez sur Valider.

Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton Facturer maintenant.

Fonctionnement

1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
2. Cliquez sur le bouton Facturer maintenant
3. La facturation est lancée en arrière-plan — un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de dossiers traités, total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

Note : le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si une facturation est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

Note : la facturation à la demande utilise exactement les mêmes paramètres de configuration (état déclencheur, filtres, type de facturation, etc.) que la facturation automatique.

Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

• Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état, et télécharger le PDF.
• Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

Les factures générées par CertiPlace apparaissent également dans Tiime, dans Facturation > Factures, avec le statut "Enregistrée" (équivalent "émise").

Note : un dossier de certification déjà facturé ne sera pas refacturé lors des exécutions suivantes.

Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

Règle de priorité : le taux est déterminé à partir du code postal du partenaire. Si le code postal n'est pas disponible, le taux de TVA configuré sur votre organisme CertiPlace est utilisé par défaut.

Estimation

Utilisez le bouton Estimer le nombre de dossiers pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

Rapport de facturation

Le bouton Rapport Facturation affiche les dernières factures générées : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut.

Désactivation

Cliquez sur Désactiver pour arrêter la facturation automatique.

• En période d'essai : l'option reste active jusqu'à la fin de l'essai puis sera automatiquement désactivée.
• Avec un abonnement payant : l'option reste active jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.