Certi-CPF - Synchroniser les candidats

L'application Certi-CPF permet d'importer automatiquement dans CertiPlace les candidats inscrits par vos organismes partenaires sur la plateforme certi-cpf.fr.

Pour chaque candidat non-EDOF déclaré par un partenaire, CertiPlace crée automatiquement un dossier de certification.

Prérequis

• Un compte sur certi-cpf.fr
• Votre clé API Certi-CPF (fournie par l'équipe Certi-CPF)
• Un abonnement CertiPlace.

Si vous n'avez pas encore de clé API, contactez l'équipe Certi-CPF à l'adresse support@certi-cpf.fr.

Connexion à Certi-CPF

1. Rendez-vous dans Mes applications > Certi-CPF > Réglages
2. Renseignez votre Clé API
3. Cliquez sur Valider — un indicateur vert confirme que la connexion est active

Configuration

Date de début d'import

Seuls les candidats inscrits à partir de cette date seront importés. Les inscriptions antérieures ne seront pas prises en compte.

Conseil : configurez cette date lors de la première activation pour éviter d'importer un historique non souhaité. Par défaut, la date est initialisée au jour de l'activation.

Tag automatique (optionnel)

Vous pouvez configurer un tag qui sera automatiquement ajouté à chaque dossier de certification créé via Certi-CPF. Cela vous permet de filtrer et retrouver facilement les dossiers importés.

Le champ de saisie vous propose les tags existants et vous permet d'en créer de nouveaux.

Fonctionnement de l'import

Import automatique

Une fois l'application activée et configurée, l'import des candidats s'exécute automatiquement une fois par jour.

Pour chaque candidat non-EDOF déclaré par un partenaire sur certi-cpf.fr, CertiPlace :

1. Vérifie que le partenaire (organisme de formation) existe dans CertiPlace
2. Vérifie que la certification existe dans CertiPlace
3. Crée ou retrouve l'apprenant à partir de son email
4. Crée un dossier de formation rattaché à la session du partenaire
5. Valide et accepte automatiquement le dossier de formation
6. Crée un dossier de certification associé
7. Applique le tag configuré (si renseigné) sur le dossier de certification

Note : un candidat déjà importé ne sera pas importé une seconde fois (déduplication par identifiant Certi-CPF).

Note : si le partage de données (CertifierAccess) entre votre organisme et le partenaire n'existe pas encore, il est automatiquement activé lors de l'import.

Import manuel

En plus de l'import automatique quotidien, vous pouvez déclencher manuellement un import à tout moment.

1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer l'import
2. Cliquez sur le bouton Synchroniser maintenant
3. Confirmez le lancement dans la popup de confirmation
4. L'import est lancé en arrière-plan — un message de confirmation s'affiche
5. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel (nombre de candidats traités / total)
6. À la fin du traitement, un message indique le résultat (importés, ignorés, erreurs)

Note : le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si un import est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

Note : pendant un import, les champs de configuration sont désactivés pour éviter les modifications concurrentes.

Estimation

Utilisez le bouton Estimer le nombre de candidats pour prévisualiser le nombre de candidats qui seraient importés avec votre configuration actuelle.

L'estimation affiche :

• Le nombre total de candidats importables
• Le détail par partenaire (nom, SIRET, nombre de candidats)

Note : l'estimation prend en compte les candidats déjà importés — seuls les nouveaux candidats sont comptabilisés.

Rapport d'import

Le bouton Rapport d'import (à droite des boutons d'action) affiche le détail du dernier import :

• La date et un résumé (importés, ignorés, erreurs)
• Un tableau détaillé avec pour chaque candidat : identifiant Certi-CPF, nom, partenaire et statut
• Un avertissement orange s'affiche sur le bouton si des erreurs ont été rencontrées
• Le statut de chaque candidat est coloré : vert (importé), gris (ignoré/déjà existant), orange (erreur — survolez pour voir le détail)

Métadonnées

Chaque dossier de formation créé par Certi-CPF contient dans ses métadonnées l'identifiant du candidat Certi-CPF (certiCpfTraineeId ). Cette information peut être utilisée pour le suivi ou les intégrations via l'API CertiPlace.

Désactivation

Vous pouvez désactiver l'application à tout moment depuis la page de réglages. Les dossiers déjà importés ne sont pas affectés.