Pennylane — Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Pennylane vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Pennylane pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Prérequis

• Un compte Pennylane
• Votre token API Pennylane (disponible dans les paramètres de votre compte Pennylane)
• Un abonnement CertiPlace compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

Conditions d'accès

Cette option est disponible pour les abonnements OC Access et Premium.

• Tarif : Option payante avec ou sans engagement
• Essai gratuit : 7 jours sans engagement

Connexion à Pennylane

1. Rendez-vous dans Mes applications > Pennylane > Réglages
2. Renseignez votre Token API
3. Cliquez sur Valider — un indicateur vert confirme que la connexion est active

Vous pouvez créer un token API dans la section connectivité de Pennylane. Il est important que celui-ci est les scopes suivants :

Activation

1. Dans les réglages Pennylane, sélectionnez l'onglet Dossiers de certification
2. Cliquez sur Activer
3. Un essai gratuit de 7 jours démarre automatiquement

Pendant la période d'essai, un bandeau indique la date de fin. Vous pouvez annuler à tout moment avant la fin de l'essai.

À la fin de l'essai, l'option sera convertie en abonnement payant si vous n'avez pas désactivé.

Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

Dossier facturable à partir de l'état : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

Note : si vous choisissez un état lié à la formation (ex : "Formation démarrée"), seuls les dossiers ayant une date de formation renseignée seront pris en compte.

Date de début

Facturer les dossiers créés à partir du (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

• Filtrer les dossiers ayant les tags : seuls les dossiers avec ces tags seront facturés
• Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags : les dossiers avec ces tags seront exclus
• Filtrer les partenariats ayant les tags : seuls les partenariats avec ces tags seront facturés
• Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags : les partenariats avec ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

• Quotidienne — tous les jours à 00h
• Hebdomadaire — tous les lundis à 00h
• Mensuelle — le 1er du mois à 00h

Type de facturation

• Une facture par dossier : chaque dossier génère sa propre facture
• Une facture avec tous les dossiers : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Produit et délai de paiement

• Produit par défaut : sélectionnez le produit Pennylane qui détermine le prix et le taux de TVA par défaut
• Délai de paiement (jours) : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

Créer le partenaire dans Pennylane : si activé, les partenaires qui n'existent pas encore dans Pennylane seront automatiquement créés.

Rapprochement des clients (via le SIRET)

Pour rattacher chaque facture au bon client Pennylane, CertiPlace recherche le client par son SIRET (champ reg_no   dans Pennylane). Le premier client dont le SIRET correspond est retenu.

Important : assurez-vous qu'il n'existe qu'une seule fiche client par SIRET dans Pennylane. Si plusieurs fiches partagent le même SIRET, CertiPlace peut rattacher la facture à la mauvaise — et comme les factures sont émises finalisées, elles ne peuvent plus être déplacées vers un autre client a posteriori.

Dédoublonner un client en double :

1. Dans Pennylane, ouvrez la liste de vos clients
2. Sélectionnez les deux fiches correspondant au même SIRET
3. Cliquez sur le bouton Fusionner
4. Choisissez la fiche à conserver, ajustez les champs si besoin, puis confirmez

Note : la fusion est irréversible. Vérifiez aussi que le SIRET (14 chiffres) est bien renseigné sur la fiche conservée — une fiche sans SIRET, ou avec un SIREN seul (9 chiffres), ne pourra pas être rapprochée de façon fiable.

Astuce : après dédoublonnage, vérifiez le client retenu dans le Rapport de facturation (voir plus bas) avant de lancer une facturation en masse.

Modèles de facture par partenaire

Par défaut, chaque partenaire est facturé avec le modèle de facture par défaut de votre compte Pennylane. Vous pouvez attribuer un modèle spécifique à un partenaire donné, sans changer le comportement des autres partenaires.

1. Dans la section Modèles de facture par partenaire, cliquez sur Spécifier un modèle de facture spécifique
2. Choisissez le partenaire, puis le modèle de facture à lui appliquer
3. Répétez pour chaque partenaire à personnaliser, puis cliquez sur Valider

Les partenaires sans modèle spécifique conservent le modèle par défaut de votre compte.

Note : si un modèle de facture est supprimé dans Pennylane, le partenaire concerné repasse automatiquement sur le modèle par défaut.

Prérequis : la gestion des modèles nécessite que votre token API Pennylane dispose de la permission customer_invoice_templates . Si un avertissement s'affiche dans cette section, générez un nouveau token API incluant cette permission, puis mettez-le à jour dans le champ Token API ci-dessus. Les tokens existants sans cette permission continuent de fonctionner normalement pour le reste de la facturation.

Facturation automatique

Activez Facturation automatique activée puis cliquez sur Valider.

Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton Facturer maintenant.

Fonctionnement

1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
2. Cliquez sur le bouton Facturer maintenant
3. La facturation est lancée en arrière-plan — un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de dossiers traités, total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

Note : le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si une facturation est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

Note : la facturation à la demande utilise exactement les mêmes paramètres de configuration (état déclencheur, filtres, type de facturation, etc.) que la facturation automatique.

Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

• Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état (en attente de paiement, payée, annulée), la date d'échéance, et télécharger le PDF.
• Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

Note : un dossier de certification déjà facturé ne sera pas refacturé lors des exécutions suivantes.

Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

Règle de priorité : le taux est déterminé à partir du code postal du partenaire. Si le code postal n'est pas disponible, le taux de TVA configuré sur votre organisme est utilisé par défaut.

Estimation

Utilisez le bouton Estimer le nombre de dossiers pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

Rapport de facturation

Le bouton Rapport Facturation affiche les dernières factures générées : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut.

Désactivation

Cliquez sur Désactiver pour arrêter la facturation automatique.

• En période d'essai : l'option reste active jusqu'à la fin de l'essai puis sera automatiquement désactivée.
• Avec un abonnement payant : l'option reste active jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.