Pennylane - Facturation automatique des organismes partenaires

L'application Pennylane vous permet de générer automatiquement les factures dans votre compte Pennylane pour vos partenaires OF, directement depuis CertiPlace.

Les factures sont générées lorsque les dossiers de certification atteignent un état configurable. Vous pouvez choisir la fréquence et le jour de facturation, regrouper les dossiers par partenaire, et déclencher la facturation manuellement à tout moment.

Sommaire

1. Prérequis

2. Conditions d'accès

3. Connexion à Pennylane

4. Activation

5. Configuration

6. Lancer la facturation à la demande

7. Suivi des factures

8. Calcul de la TVA

9. Estimation

10. Rapport de facturation

11. Désactivation

1. Prérequis

  • Un compte Pennylane
  • Votre token API Pennylane (disponible dans les paramètres de votre compte Pennylane)
  • Un abonnement CertiPlace compatible (voir conditions d'accès ci-dessous)

2. Conditions d'accès

Cette option payante est disponible avec les abonnements "Certificateur", "Certificateur Access" et "Certificateur Premium (annuel)". Son tarif est indiqué sous le bouton "Activer".

3. Connexion à Pennylane

  1. Rendez-vous dans Mes applications > Pennylane > Réglages
  2. Renseignez votre "Token API"
  3. Cliquez sur "Valider", un indicateur vert confirme que la connexion est active

Vous pouvez créer un token API dans la section connectivité de Pennylane. Il est important que celui-ci ait les scopes suivants :

4. Activation

  1. Dans les réglages Pennylane, si votre organisme est aussi organisme de formation, sélectionnez l'onglet "Dossiers de certification"
  2. Cliquez sur "Activer"

À la première activation, une période d'essai gratuite démarre : un bandeau en indique la date de fin.

5. Configuration

Une fois l'option activée, configurez les paramètres de facturation :

État déclencheur

"Dossier facturable à partir de l'état" : choisissez l'état du dossier de certification à partir duquel la facture doit être générée.

ℹ️ Si vous choisissez un état lié à la formation (ex : "Formation démarrée"), seuls les dossiers ayant une date de formation renseignée seront pris en compte.

Date de début

"Facturer les dossiers créés à partir du" (optionnel) : permet d'éviter de facturer des dossiers qui existaient avant l'activation.

Filtres par tags

  • "Filtrer les dossiers ayant les tags" : seuls les dossiers ayant au moins un de ces tags seront facturés
  • "Filtrer les dossiers n'ayant pas les tags" : les dossiers ayant au moins un de ces tags seront exclus
  • "Filtrer les partenariats ayant les tags" : seuls les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront facturés
  • "Filtrer les partenariats n'ayant pas les tags" : les dossiers des partenariats ayant au moins un de ces tags seront exclus

Fréquence de facturation

Choisissez la "Fréquence de facturation" puis, pour une fréquence hebdomadaire ou mensuelle, le "Jour de facturation" :

  • "Quotidienne (Tous les jours à 00h)" : aucun jour à choisir
  • "Hebdomadaire (à 00h)" : vous choisissez le jour de la semaine, du lundi au dimanche. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le lundi.
  • "Mensuelle (à 00h)" : vous choisissez le jour du mois, "Premier jour du mois", "Dernier jour du mois" ou un jour du 2 au 31. Si vous n'en choisissez aucun, la facturation a lieu le 1er du mois.

Lorsque "Facturation automatique activée" est sur "Oui", la facturation est lancée à 00h (heure de Paris), uniquement le jour choisi. Si le mois n'a pas ce jour (par exemple le 31 en avril), elle est lancée le dernier jour du mois. Changer de fréquence efface le jour choisi : sans nouveau choix, le jour par défaut s'applique.

Type de facturation

"Type de facturation par partenaire" :

  • "Une facture par dossier" : chaque dossier génère sa propre facture
  • "Une facture avec tous les dossiers" : une seule facture par partenaire regroupant tous les dossiers

Produit et délai de paiement

  • "Produit par défaut" : sélectionnez le produit Pennylane rattaché à chaque ligne de facture. Son prix est utilisé lorsqu'un dossier de certification n'a pas de montant défini. Le taux de TVA ne dépend pas du produit (voir 8. Calcul de la TVA)
  • "Délai de paiement (jours)" : nombre de jours accordés au partenaire pour le paiement (par défaut : 30)

Création automatique des clients

"Créer le partenaire dans Pennylane" : si activé, les partenaires qui n'existent pas encore dans Pennylane seront automatiquement créés.

Rapprochement des clients (via le SIRET)

Pour rattacher chaque facture au bon client Pennylane, CertiPlace recherche le client par son SIRET (champ reg_no dans Pennylane). Le premier client dont le SIRET correspond est retenu.

🚨 Assurez-vous qu'il n'existe qu'une seule fiche client par SIRET dans Pennylane. Si plusieurs fiches partagent le même SIRET, CertiPlace peut rattacher la facture à la mauvaise, et comme les factures sont émises finalisées, elles ne peuvent plus être déplacées vers un autre client a posteriori.

Dédoublonner un client en double :

  1. Dans Pennylane, ouvrez la liste de vos clients
  2. Sélectionnez les deux fiches correspondant au même SIRET
  3. Cliquez sur le bouton Fusionner
  4. Choisissez la fiche à conserver, ajustez les champs si besoin, puis confirmez

⚠️ La fusion est irréversible. Vérifiez aussi que le SIRET (14 chiffres) est bien renseigné sur la fiche conservée, une fiche sans SIRET, ou avec un SIREN seul (9 chiffres), ne pourra pas être rapprochée de façon fiable.

💡 Après dédoublonnage, vérifiez dans Pennylane le client auquel une première facture est rattachée avant de lancer une facturation en masse.

Modèles de facture par partenaire

Par défaut, chaque partenaire est facturé avec le modèle de facture par défaut de votre compte Pennylane. Vous pouvez attribuer un modèle spécifique à un partenaire donné, sans changer le comportement des autres partenaires.

  1. Dans la section "Modèles de facture par partenaire", cliquez sur "Spécifier un modèle de facture"
  2. Choisissez le "Modèle de facture", puis les "Partenaires facturés avec ce modèle"
  3. Répétez pour chaque modèle à utiliser, puis cliquez sur "Valider"

Les partenaires sans modèle spécifique conservent le modèle par défaut de votre compte.

ℹ️ Si un modèle de facture est supprimé dans Pennylane, le partenaire concerné repasse automatiquement sur le modèle par défaut.

⚠️ La gestion des modèles nécessite que votre token API Pennylane dispose de la permission customer_invoice_templates. Si un avertissement s'affiche dans cette section, générez un nouveau token API incluant cette permission, puis mettez-le à jour dans le champ "Token API" ci-dessus. Les tokens existants sans cette permission continuent de fonctionner normalement pour le reste de la facturation.

Facturation automatique

Sélectionnez "Oui" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

6. Lancer la facturation à la demande

En plus de la facturation automatique programmée, vous pouvez déclencher manuellement la génération des factures à tout moment grâce au bouton "Facturer maintenant".

Fonctionnement

  1. Assurez-vous d'avoir sauvegardé vos modifications de configuration avant de lancer la facturation
  2. Cliquez sur le bouton "Facturer maintenant", puis confirmez
  3. La facturation est lancée en arrière-plan, un message de confirmation s'affiche : "Facturation lancée, veuillez patienter..."
  4. Un indicateur de progression s'affiche en temps réel : nombre de partenaires traités (de dossiers avec "Une facture par dossier"), total et nombre de factures créées (ex : "145/300 — 25 facture(s)")
  5. À la fin du traitement, un message indique le nombre total de factures créées

ℹ️ Le bouton est désactivé si des modifications n'ont pas été sauvegardées ou si une facturation est déjà en cours. Un seul lancement à la fois est possible.

ℹ️ La facturation à la demande utilise exactement les mêmes paramètres de configuration (état déclencheur, filtres, type de facturation, etc.) que la facturation automatique, mais ignore le "Jour de facturation" et fonctionne même si "Facturation automatique activée" est sur "Non".

7. Suivi des factures

Une fois les factures générées, leurs informations sont enregistrées et consultables directement dans CertiPlace à deux niveaux :

  • Sur chaque partenariat : les factures générées pour ce partenaire sont visibles dans la fiche du partenariat. Vous pouvez y consulter le numéro de facture, son état ("En attente", "Payée", "Annulée"), la date d'échéance, et télécharger le PDF.
  • Sur chaque dossier de certification : la facture associée au dossier est visible dans le panneau latéral du dossier. Cela permet de vérifier rapidement si un dossier a été facturé et de retrouver le numéro de facture correspondant.

ℹ️ Un dossier de certification déjà facturé ne sera pas refacturé lors des exécutions suivantes.

8. Calcul de la TVA

Le taux de TVA appliqué sur chaque facture est déterminé automatiquement en fonction du code postal du partenaire (lieu de réalisation de la prestation) :

Territoire Départements Taux de TVA
France métropolitaine 01 à 95 Taux de TVA de votre organisme
Guadeloupe, Martinique, Réunion 971, 972, 974 8,5 %
Guyane, Mayotte 973, 976 0 % (exonéré)

ℹ️ Le taux est déterminé à partir du code postal du partenaire. Si le code postal n'est pas disponible, le taux de TVA configuré sur votre organisme est utilisé par défaut.

9. Estimation

Utilisez le bouton "Estimer le nombre de dossiers" pour prévisualiser le nombre de dossiers qui seraient facturés avec votre configuration actuelle.

10. Rapport de facturation

Le bouton "Rapport Facturation" affiche le résultat de la dernière facturation, par partenaire : partenaire, SIRET, nombre de dossiers, numéro de facture et statut ("OK" ou le message d'erreur).

11. Désactivation

Pour suspendre seulement la facturation programmée, sélectionnez "Non" pour "Facturation automatique activée" puis cliquez sur "Valider".

Pour arrêter l'option, cliquez sur "Désactiver" puis confirmez :

  • En période d'essai : l'option reste active jusqu'à la fin de l'essai.
  • Avec l'option payante : l'option reste active jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.

Un bandeau "Désactivation prévue le ..." indique la date d'arrêt, et le bouton "Annuler la désactivation" permet de revenir sur votre choix d'ici là.

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